2 dynamické strategie, jak vylepšit vaše online schůzky

  • Online schůzky existují už více než deset let.
  • Provedení gigantického kroku v popularitě, dostupnosti a využití během pandemie 2020. let.
  • Díky pandemii Covid a následnému uzamčení byly virtuální schůzky zásadní pro každodenní život a podnikání.

Několik univerzálních pravd lze říci v podstatě o každém setkání virtuálního týmu, bez ohledu na téma nebo odvětví. Nejběžnější fakt použitelný na online schůzkách je pravděpodobně považován za vědecký fakt v globálním měřítku. Tato skutečnost spočívá v tom, že kromě nepatrného zlomkového procenta výjimek je drtivá většina schůzek virtuálních týmů pečlivě nudná.

Omlouváme se koordinátorům, vedoucím a facilitátorům schůzky za to, že vyvinuli maximální úsilí k provedení zábavné online akce, která zaujme zaměstnance. I když jste udělali maximum a vaše tvrdá práce je oceněna. Virtuální schůzky jsou stále noční můrou pro ty, kteří se účastní častěji než ne.

Usmívejte se a mějte smysl pro humor.

Zlepšování virtuálních setkání

Jak tedy můžete vyvinout a řídit virtuální schůzku, na které jsou všichni členové pozorní a vnímaví? Jaké tajné strategie vedou k úspěšnému a dynamickému online setkání a získání komplexních a poutavých informací od všech vašich účastníků? Tento článek nemusí obsahovat všechny odpovědi na konkrétní potřeby vašeho týmu.

Přesto bude poskytovat kvalitní informace, které vám umožní zvýšit efektivitu vašeho nadcházejícího virtuálního obchodního jednání. Zde jsou dvě dynamické strategie, jak rozladit vaše online relace.

První strategie je o struktuře

Ačkoli se to nemusí zdát jako velmi dynamická nebo strategická rada, je to zásadní prvek pro kohokoli, kdo plánuje uspořádat online akci se skupinou více než dvou nebo tří účastníků. Struktura je pro schůzku zásadní, protože udržuje každého na stejné stránce, je-li dostatečně dodržována. Následující ukazatele vám pomohou zajistit, že je to jak tým, tak vedoucí schůzky.

Klíčové faktory při udržování struktury, když vedete online týmovou schůzku

Důkladně vybírejte všechny nástroje, které se rozhodnete během schůzky použít. Napište užší seznam pěti nebo méně nástrojů, které by významně prospěly týmu i tématu. Proveďte průzkum, abyste ze seznamu vyloučili tři nástroje. Uveďte, jak každý z nich vylepší téma schůzky, definujte výhody a nevýhody a vyjmenujte členy týmu, u nichž je největší pravděpodobnost, že budou mít z každého nástroje největší užitek.

Pokud jste si jisti několika vybranými nástroji, vytvořte účastníkům zprávu a vyzvěte je, aby prozkoumali funkce vybraných nástrojů, kde je to možné.

Stanovte seznam pevných základních pravidel. Zahrnout věci jako:

  • Vyvarujte se nutkání multitaskingu během schůzky, udržování kamery na podporu zapojení a nošení vhodného oblečení.
  • Zvažte, jak umožníte všem členům týmu příležitost být vyslechnuti, aniž by všichni spolu mluvili. Rozhodněte se pro tahový systém nebo systém spouštěcího slova pro několik příkladů.
  • Navrhněte plán, který je zaměřen jak na cíle, tak na neustálý pokrok směrem k řešení a závěru. Poté odešlete přílohu tohoto plánu všem ošetřujícím pracovníkům. Nezapomeňte se zaměřit pouze na informace, které přímo souvisejí s tématem schůzky.
  • Definujte časovou osu a držte se jí, buďte vyzváni k zahájení a ukončení v definovaném čase. Nezapomeňte si prohlédnout rekapitulaci schůzky jako poslední část svého zakončení.
  • Vyslovte všechna očekávání. Váš tým nedokáže přečíst vaši mysl, nezapomeňte poskytnout vysvětlení očekávání.
  • Vždy udržujte průběh schůzky vpřed, podle potřeby přesměrujte zaměření, pokud se členové týmu začnou vzdálit od ústředního bodu schůzky.

Když se podíváte na výše uvedený seznam, všechny položky na něm se mohou zdát elementární, i když jste obeznámeni s váhou vitality každého člověka. Přesto je u některých z těchto položek více, než byste si na první pohled mohli náležitě připočítat.

Například, jaký je váš plán pro klidné a profesionální zvládnutí vzájemných rozhovorů nebo přerušení, ale přesto pevné a autoritativní? Poznamenejte si řešení a implementujte je do e-mailů, které posíláte svému týmu. Jedním z nejúčinnějších nástrojů pro menší týmy s jasnou a definovanou implementací Virtuální workshopy.

Zeptejte se každého člena týmu a zeptejte se na zpětnou vazbu od všech.

Druhá strategie je jednoduchá 

Zde je několik věcí, které pomáhají zabránit tomu, aby se zprostředkovatel schůzky objevil nebo vypadal příliš profesionálně a téměř roboticky nebo jako stroj.

  • Usmívejte se a mějte smysl pro humor
  • Nezanedbávejte porušování pravidel a multitasking
  • Zeptejte se každého člena týmu a zeptejte se na zpětnou vazbu od všech.
  • Navažte oční kontakt s každým členem.
  • Umožněte neformální jazyk při zachování profesionálního chování
  • Ušetřete několik minut na chit-chat před a po časech naplánovaných na začátek a konec.

Doufejme, že vám všechny tyto tipy pomohou oživit vaše virtuální schůzky. Jedná se o malé změny, ale staly se základními strategiemi pro dynamické online konference. Pokračujte ve vynikající práci a povzbuďte svůj tým, aby učinil totéž.

Stephanie Snyderová

Stephanie Caroline Snyder absolvovala University of Florida v roce 2018; vystudovala komunikaci s nezletilou v hromadných sdělovacích prostředcích. V současné době je autorkou, nezávislou internetovou spisovatelkou a blogerkou.
https://stephaniesnyder.substack.com

Napsat komentář