Cómo organizar reuniones y eventos seguros durante COVID-19

  • Proceda con precaución y con una estrategia escalonada que cumpla con las leyes locales y estatales sin dejar de encajar en la cultura de la empresa.
  • Repensar el servicio y la distribución de alimentos en áreas abiertas y reuniones para reducir y eliminar los puntos de contacto.
  • Incluso la perspectiva de celebrar una reunión en persona durante una pandemia es abrumadora, pero tarde o temprano se convertirá en una necesidad.

Organizar reuniones y eventos en un mundo afectado por COVID-19 ha requerido ajustes significativos, especialmente por parte de los planificadores y los lugares. Para incluir los criterios para reuniones y actividades seguras, los lugares deben concentrarse en algunas áreas principales: políticas de salud y seguridad, soluciones tecnológicas y alimentos y bebidas seguros, por nombrar algunos.

Algunas personas que asisten a reuniones fuera del sitio disfrutan explorando la ciudad y aprovechando las instalaciones de ocio disponibles.

Este artículo profundiza en el tema de las reuniones y actividades seguras. Veremos cómo los lugares pueden equiparse completamente con las herramientas y los servicios que necesitan para que las reuniones y los eventos vuelvan a encarrilarse, así como también compartiremos orientación y consejos de expertos de la industria para ayudarlo a retomar el rumbo.

Consejos rápidos

  • Proceda con precaución y con una estrategia escalonada que cumpla con las leyes locales y estatales sin dejar de adaptarse a la cultura de la empresa.
  • En el caso de que alguien en el sitio dé positivo por COVID-19, implemente una preparación temprana para crisis para evitar una respuesta de emergencia de último momento.
  • Para cumplir con los criterios de distanciamiento social, actualice la distribución de las habitaciones con sillas separadas y mantenga un registro de todos los visitantes y dónde se sentaron.
  • Repensar el servicio y la distribución de alimentos en áreas abiertas y reuniones para reducir y eliminar los puntos de contacto.
  • Cuando los participantes no estén sentados en un asiento asignado, deben usar una máscara.

¿Dónde tener las reuniones seguras?

Las fechas, los precios y el espacio ya no son las únicas consideraciones. La salud, el rendimiento y la apertura son factores importantes en la industria de reuniones y eventos del futuro.

Aunque las reuniones y actividades en persona se han detenido, la creatividad ha aumentado, explorando soluciones a largo plazo para problemas insolubles como pandemias y descubriendo nuevas formas de ser más efectivos a mayor escala.

Es necesario buscar un lugar que sea seguro y que también siga las normas del gobierno de la mejor manera. Su primera prioridad es mantener seguros a los asistentes al evento, de lo contrario, podría convertirse en un desastre de COVID.

Incluso la perspectiva de celebrar una reunión en persona durante una pandemia es abrumadora, pero tarde o temprano se convertirá en una necesidad. Con el auge de los eventos virtuales, es más importante que nunca asegurarse de que su evento se destaque. En cualquier caso, es importante que su empresa brinde a los visitantes la mejor experiencia posible, ya sea virtual o presencial. Hemos recopilado los siguientes consejos para ayudarlo a mantener un alto nivel de servicio y hospitalidad, al tiempo que mantiene el distanciamiento social y las medidas de seguridad a la vanguardia.

Presta atención al servicio de comidas.

Si su reunión incluye servicio de alimentos y bebidas, puede encontrar un protocolo de servicio diferente. Al planificar su evento, debe proporcionar las instrucciones a todos para:

  • Todos los servidores usan máscaras y guantes.
  • Los asistentes pueden servir la comida si la fiesta ha elegido el servicio de buffet.
  • Las comidas en platos, el servicio de catering y las estaciones de chef, por ejemplo, se planifican teniendo en cuenta una interacción mutua limitada.
  • Utilización de botella de agua con etiquetas personalizadas para que las botellas no se mezclen.
  • Para mantener los cubiertos higiénicos, se enrollan y se proporcionan servilletas desechables de alta calidad en lugar de las que deben lavarse.

La máscara es imprescindible

Otra forma de distanciamiento social es el uso de una máscara. Los estados, condados y municipios pueden necesitar máscaras, y las órdenes de máscaras pueden levantarse o restablecerse a medida que los casos de COVID-19 aumentan y disminuyen. Los huéspedes deben llegar preparados para cumplir con todas y cada una de las regulaciones locales. En ciertos casos, independientemente de las regulaciones locales, la organización que reserva el evento puede tener una política de la empresa que requiera máscaras.

La mayoría de los lugares para eventos tendrán máscaras protectoras adicionales a mano en caso de que alguien llegue sin estar preparado. Sin embargo, en general, no se debe pedir a los anfitriones del lugar que proporcionen máscaras o que realicen un seguimiento del uso de máscaras de sus invitados.

Hazlo interesante

Algunas personas que asisten a reuniones fuera de las instalaciones disfrutan explorando la ciudad y aprovechando las instalaciones de ocio disponibles. De vez en cuando, la empresa que acoge el encuentro organiza una actividad divertida. La formación de equipos a menudo se ve favorecida por actividades recreativas. Los asistentes a la reunión pueden optar por extender su estadía para aprovechar todo lo que una ubicación tiene para ofrecer.

Las reuniones digitales son necesarias en este momento, pero también lo son un ancho de banda seguro, canales confiables, buena iluminación y acústica, y dispositivos actuales.

Entender la transición

Las reuniones digitales son necesarias en este momento, pero también lo son un ancho de banda seguro, canales confiables, buena iluminación y acústica, y dispositivos actuales. Más que nunca, el evento debe satisfacer las necesidades técnicas de su audiencia. Tenga en cuenta lo siguiente al hacerlo:

Al eliminar la necesidad de viajar y permitir que su audiencia asista a los eventos desde la comodidad de sus propios hogares, potencialmente aumentará el número de personas que asisten. Sin embargo, debe estar profundamente familiarizado con la capacidad de su evento virtual y saber cómo agregar más ancho de banda del necesario para manejar una afluencia de asistentes de último minuto. ¿Espera una multitud de 100 personas? Genere suficiente ancho de banda para 200 personas.

Considere realizar el evento fuera del sitio, con los panelistas transmitiendo en vivo desde un estudio o grabando sesiones con anticipación. De esa manera, puede colaborar con expertos en gestión y ejecución de eventos para asegurarse de que el evento se desarrolle sin problemas y con el mismo grado de profesionalismo que un evento en persona.

Tenga siempre un plan de contingencia en el lugar en caso de que la tecnología falle, como sucederá, y esfuércese por la redundancia en la tecnología. Tenga a mano varios enlaces Wi-Fi, salidas de video y muchos expertos en tecnología para probar y volver a probar su equipo audiovisual, por ejemplo.

Conclusión

Es un arte y una ciencia organizar un evento. Los espacios decorados con buen gusto y los terrenos con hermosos paisajes muestran el oficio. Un plato perfectamente servido, una bebida bien mezclada y un postre exquisito son todos ejemplos de arte. Una sala de reuniones bien diseñada con tecnología de vanguardia y todas las comodidades demuestra la ciencia. A medida que los lugares encuentran formas de organizar reuniones y actividades saludables, la ciencia se vuelve cada vez más crítica. Los organizadores del evento tienen experiencia tanto en el arte de la hospitalidad como en la ciencia de mantenerlo a salvo. Puedes ponerte en contacto con ellos para obtener los mejores servicios para la planificación de tu evento.

¡Es crucial comunicarse! Mantenga la claridad con respecto a las expectativas y la protección del servicio mediante la comunicación con los participantes, los administradores del sitio y el personal de catering.

Es justo decir que en esta nueva era, se necesita más diligencia debida para garantizar que está haciendo todo lo posible para garantizar la seguridad de su personal, proveedores y asistentes al evento. Los eventos y reuniones, por otro lado, no se detendrán ni detendrán; más bien, seguirán evolucionando, ya sea en línea o en persona.

Smith Willas

Smith Willas es un escritor independiente, bloguero y periodista de medios digitales. Tiene una licenciatura en administración de cadenas de suministro y operaciones y marketing y cuenta con una amplia experiencia en medios digitales.

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