Guía paso a paso para planificar el evento perfecto

  • No importa el tipo de evento que esté planeando tener, necesita crear metas sobre el resultado del evento que espera tener.
  • Organice reuniones con los propietarios del espacio para eventos para que pueda recorrer el lugar y hacer preguntas para determinar si satisface sus necesidades.
  • Una vez que haya asegurado el lugar y haya determinado qué servicios se incluyen, debe comenzar a buscar proveedores.

Los eventos han cambiado de muchas maneras desde el inicio de la pandemia, y muchos eventos tienen que ser mucho más pequeños o incluso algunos tienen que ser virtuales. Los estados y países de todo el mundo están permitiendo grandes multitudes en los eventos, pero es probable que todavía haya invitados que se sientan más cómodos en casa, lo que genera la necesidad de eventos híbridos. Es importante tener siempre en cuenta a sus invitados cuando planifique un evento, y encontrará el éxito. Continúe leyendo la información que se encuentra a continuación en la guía paso a paso para que pueda planificar el evento perfecto para sus invitados.

Considere trabajar con un planificador de eventos que pueda ayudarlo a navegar sus objetivos para el tema y sus objetivos para el éxito del evento.

1. Establecer objetivos

No importa el tipo de evento que esté planeando tener, necesita crear metas sobre el resultado del evento que espera tener. Piense en los tipos de invitados que asistirán, el presupuesto que tiene y el motivo de su evento para que pueda establecer la meta. Considere trabajar con un planificador de eventos que pueda ayudarlo a navegar sus objetivos para el tema y sus objetivos para el éxito del evento. Incluso puede ayudarlo a desarrollar un cronograma para que no se sienta abrumado y no intente posponer las cosas.

2. Finalizar el presupuesto

Aunque el presupuesto es parte de la etapa de planificación de objetivos de su evento, aún debe finalizarlo. Debe desglosar los costos para cada tipo de proveedor que espera tener y la cantidad de invitados que desea tener. Los costos más altos probablemente serán la ubicación del lugar y los servicios de catering, aunque también puede pagar mucho si contrata a alguien para la música, por ejemplo. Haga una hoja de cálculo para que pueda ingresar sus gastos para el evento en cada categoría para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto.

3. Encuentra un lugar

Una vez que haya determinado cuánto desea gastar en su lugar, puede comenzar su búsqueda. Organice reuniones con los propietarios del espacio para eventos para que pueda recorrer el lugar y hacer preguntas para determinar si satisface sus necesidades. También puede determinar si el precio del lugar incluye el precio de cualquiera de los otros servicios, como catering, que necesitará para su evento. Si aún tendrá invitados virtuales, busque un plataforma de eventos híbrida que pueda acomodar a todos con éxito.

El último paso para planificar el evento perfecto es comenzar a invitar a sus invitados.

4. Encuentre proveedores

Una vez que haya asegurado el lugar y haya determinado qué servicios se incluyen, debe comenzar a buscar proveedores. Pide recomendaciones a tus seres queridos y empieza a hacer llamadas telefónicas donde puedas pedir cotizaciones para el día en el que piensas realizar tu evento. Revise todos los contratos en detalle y pregunte a los proveedores cualquier pregunta que tenga, incluida la información de referencia. Asegúrese de recibir también una muestra de su trabajo, ya sea escuchando su música si es un DJ o probando pasteles si es un pastelero.

5. Invite a sus invitados

El paso final para planeando el evento perfecto es empezar a invitar a tus invitados. Asegúrese de enviar sus invitaciones con al menos dos o tres meses de anticipación para que sus invitados tengan tiempo suficiente para hacer los arreglos necesarios para asistir. Asegúrese de que las invitaciones encajen con el tema de su evento utilizando el mismo esquema de color o el mismo tema en los gráficos. Asegúrese de que incluso sus invitados virtuales se sientan bienvenidos a su evento al incluir información sobre cómo pueden asistir en línea.

Consideraciones finales

Si está planeando un evento, desea que se desarrolle de la mejor manera posible. Esto puede ocurrir cuando sigue la guía anterior para asegurarse de que nunca se excede del presupuesto y contrata personas y lugares de renombre para su evento. Asegúrese de invitar también a la cantidad de invitados que desee, incluso si algunos de esos invitados tienen que ser virtuales. Sin embargo, no importa quién asista, asegúrese de que siempre se sienta apreciado, siempre se sienta invitado y pueda estar en un lugar o en una plataforma que funcione de manera eficiente.

Lizzie Howard

Lizzie Howard es nativa de Colorado y, después de graduarse de la Universidad de Colorado, pasa su tiempo como escritora independiente. 

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