Organizirate svoj prvi događaj? Evo 6 razloga zašto je tajni sastojak angažiranje koordinatora događaja

  • Organiziranje događaja stresan je zadatak i na dan događaja trebali biste izgledati svježe.
  • Ako radite u okviru određenog proračuna, angažiranje koordinatora događaja jedan je od najisplativijih koraka.
  • Obučeni su za planiranje stotina detalja koje nećete ni primijetiti.

Ako ste prvi put dodijeljeni glavnom organizatoru događaja, vjerojatno ste trenutno. Morat ćete razmisliti o mjestu održavanja, dizajnu, proračunu i svim malim detaljima koji će događaj učiniti uspješnim. Umorite li se već razmišljanjem o tome?

Bilo da organizirate seminar, konferenciju, izvršna vježbanja, team building itd., Ne morate brinuti. Evo 6 razloga koji će vas uvjeriti da zaposlite koordinatori događaja!

Ne morate biti preopterećeni raznim izborima.

1. Imat ćete duševni mir 

Organiziranje događaja stresan je zadatak i trebali biste izgledati svježe na dan događaja. Kad unajmite koordinatora događaja, možete se opustiti znajući da se vodi računa o svakom malom detalju. Organizatori će vas informirati o svakodnevnim postignućima koja će vam ostaviti vremena i energije za uživanje u procesu i samom događaju.

Prilikom angažiranja koordinatora događaja, možete pitati svoje kolege znaju li agenciju ili pojedinca koji mogu organizirati događaje poput onoga što planirate. Vašim kolegama možda je i ranije bilo dodijeljeno da upravljaju istim događajem kako bi vam mogli dati mogućnosti.

2. Pomoći će vam da uštedite više novca 

Ako mislite da će vas angažiranje koordinatora događaja koštati čitavo bogatstvo, razmislite ponovno!

Ako radite u okviru određenog proračuna, angažiranje koordinatora događaja jedan je od najisplativijih koraka. Imaju mrežu tvrtki koje će vam trebati za vaš događaj. Budući da su i prije zapošljavali iste ljude, lakše je dobiti popuste i pregovarati. Također imaju unaprijed odlučene pakete koje možete birati kako biste se držali proračuna. Ne trebate brinuti jer vas razumiju.

3. Nećete morati žuriti

Jeste li razmišljali o istiskivanju planiranja događaja kad već žonglirate s punim radnim vremenom i osobnim odgovornostima? Budući da prvi put radite s događajem, provest ćete previše vremena kontaktirajući i sastajući se s dobavljačima stranaka. Srećom, ako angažirate organizatora događaja, nećete morati brinuti koga nazvati i odakle započeti. Organizatori će morati kontaktirati ljude i tvrtke s kojima su surađivali. Nadalje, cjelokupno vrijeme planiranja i organizacije može se lako postići.

4. Samo ćete ih gledati kako rade sve

Sve što morate učiniti je dati im detalje i odrediti datum vašeg događaja, a vi ste spremni. Organizatori događaja imat će svoj raspored vožnje koji možete provjeriti. Nakon što sve bude odobreno, počet će raditi na tome na temelju rasporeda.

Unatoč "savršenom" događaju, mogu se dogoditi nepredviđeni slučajevi ili hitni slučajevi.

Ako se samostalno bavite organizacijom, čak i samo dio planiranja oduzet će vam previše vremena i truda. Ako ste toliko usredotočeni na događaj, možda nećete moći raditi druge stvari. U konačnici, ne zaboravite da vam je prvi put pa nemate dovoljno znanja o tim stvarima.

S druge strane, organizatori događaja to rade već toliko dugo. Obučeni su za planiranje stotina detalja koje nećete ni primijetiti. Na taj ćete se način vi i vaši gosti osjećati ugodno prije, tijekom i nakon događaja.

5. Možete imati puno opcija za temu

Ne želite da vaši službenici zaborave prvi događaj koji ste vodili. Odabirom prave teme, odlučite se za nešto što će svi biti uzbuđeni. Bilo da volite teme poput Hollywooda, zimske zemlje čudesa ili večeri u kasinu, organizatori događaja su vam se vratili.

Ne morate biti preopterećeni raznim izborima. Oni vam mogu pomoći da odaberete pravi za vas. Svakako provjerite uzorke dekora i prethodne događaje koji će vam pomoći da se odlučite.

6. Sve će biti sigurno i zdravo

Unatoč "savršenom" događaju, mogu se dogoditi nepredviđeni slučajevi ili hitni slučajevi. U ovom slučaju, bolje je da vam stručni organizatori pomognu. Mogli su se i ranije suočavati s istim okolnostima pa će znati kako se nositi s njima. Tijekom pripreme osigurajte plan upravljanja zdravljem i sigurnošću za slučaj hitnih situacija.

Sad kad ste se uvjerili, sada se možete početi opuštati. Ne zaboravite podijeliti s nama kako ste se prema svom događaju ponašali kao šef komentarišući dolje!

Aliana Baraquio

Aliana Baraquio napisala je sadržaj tijekom dana, a ambiciozna kuharica prije večere. Također je možete uhvatiti kako u slobodno vrijeme pretražuje internet za najnovije frizure i savjete za njegu kose.

Ostavi odgovor