2 Strategi Dinamik Untuk Meningkatkan Mesyuarat Dalam Talian Anda

  • Mesyuarat dalam talian telah berlangsung selama lebih dari satu dekad.
  • Mengambil langkah besar dalam populariti, ketersediaan dan penggunaan selama wabak tahun 2020.
  • Pandemik Covid dan penguncian yang tepat menjadikan pertemuan maya menjadi asas bagi kehidupan seharian dan perniagaan.

Beberapa kebenaran universal dapat dikatakan pada dasarnya setiap pertemuan pasukan maya, tanpa mengira topik atau industri. Fakta yang paling biasa berlaku untuk perjumpaan dalam talian kemungkinan dianggap sebagai fakta saintifik pada skala global. Fakta ini adalah bahawa, selain daripada peratusan pecahan pecahan, sebahagian besar perjumpaan pasukan maya sangat membosankan.

Segala permintaan maaf kepada penyelaras, pemimpin, dan fasilitator perjumpaan kerana memberikan usaha terbaik untuk mengadakan acara dalam talian yang menghiburkan dan menarik pekerja. Walaupun anda telah melakukan yang terbaik, dan kerja keras anda dihargai. Namun, perjumpaan maya adalah mimpi ngeri bagi mereka yang menghadiri lebih kerap daripada tidak.

Senyum dan mempunyai rasa humor.

Menjadikan Mesyuarat Maya Lebih Baik

Oleh itu, bagaimana anda dapat mengembangkan dan mengarahkan mesyuarat maya di mana semua ahli penuh perhatian dan responsif? Strategi rahsia apa yang menghasilkan pertemuan dalam talian yang berjaya dan dinamik dan menerima input yang komprehensif dan menarik dari semua peserta anda? Nah, artikel ini mungkin tidak mempunyai semua jawapan untuk keperluan khusus pasukan anda.

Namun, ia akan memberikan maklumat yang berkualiti yang membolehkan anda meningkatkan keberkesanan mesyuarat perniagaan maya anda yang akan datang. Berikut adalah dua strategi dinamik untuk meningkatkan sesi dalam talian anda.

Strategi Pertama adalah Mengenai Struktur

Walaupun ini mungkin tidak seperti nasihat yang sangat dinamik atau strategik, ini adalah elemen penting bagi sesiapa yang merancang untuk mengadakan acara dalam talian dengan sekumpulan lebih dari dua atau tiga kehadiran. Strukturnya sangat penting untuk pertemuan kerana membuat semua orang berada di halaman yang sama ketika dipatuhi dengan secukupnya. Petunjuk berikut akan membantu memastikan bahawa ia dilakukan oleh pasukan dan juga oleh ketua mesyuarat.

Faktor utama dalam mengekalkan struktur semasa anda mengetuai mesyuarat pasukan dalam talian

Bersikap selektif terhadap alat yang anda pilih untuk digunakan semasa perjumpaan. Tulis senarai pendek lima atau lebih sedikit alat yang akan memberi manfaat kepada pasukan dan topik. Lakukan kajian untuk menghapuskan tiga alat dari senarai. Senaraikan bagaimana masing-masing akan meningkatkan topik mesyuarat, tentukan kebaikan dan keburukan dan beri nama ahli pasukan yang kemungkinan besar akan mendapat banyak manfaat dari setiap alat.

Apabila anda yakin dengan beberapa alat yang telah anda pilih, buatlah pesanan untuk para hadirin dan cabar mereka untuk meneroka fungsi alat-alat yang terpilih jika perlu.

Tetapkan senarai peraturan asas yang tegas. Sertakan perkara seperti:

  • Elakkan dorongan untuk melakukan banyak tugas dalam pertemuan, Tetap kamera untuk meningkatkan interaksi, dan memakai pakaian yang sesuai.
  • Pertimbangkan bagaimana anda akan memberi peluang kepada semua ahli pasukan untuk didengar tanpa semua orang bercakap antara satu sama lain. Tentukan sistem berdasarkan giliran atau sistem kata pemicu untuk beberapa contoh.
  • Rancang jadual yang memfokuskan kedua-dua matlamat dan terus maju ke arah penyelesaian dan kesimpulannya. Kemudian hantarkan lampiran rancangan itu kepada semua pegawai yang hadir. Pastikan anda hanya memfokus pada maklumat yang berkaitan secara langsung dengan topik perjumpaan.
  • Tentukan garis masa dan patuh padanya, segeralah memulakan dan berakhir pada waktu yang ditentukan. Pastikan anda membahas kembali perjumpaan sebagai bahagian terakhir dari rangkuman anda.
  • Bersikap ekspresif terhadap semua jangkaan. Pasukan anda tidak dapat membaca fikiran anda, pastikan anda memberikan penjelasan jangkaan.
  • Sentiasa teruskan perjumpaan ke depan, ubah arah yang diperlukan jika ahli pasukan mula menjauh dari pusat tumpuan mesyuarat.

Semasa anda melihat senarai di atas, semua item di atasnya mungkin kelihatan asas, walaupun anda sudah biasa dengan berat badan masing-masing. Namun, terdapat lebih banyak item ini daripada yang anda mungkin, pada fikiran pertama, beri penghargaan.

Sebagai contoh, apa rancangan anda untuk menangani perbincangan silang atau gangguan dengan tenang dan profesional tetapi masih tegas dan berwibawa? Catat penyelesaiannya dan terapkan ke dalam e-mel yang anda hantar kepada pasukan anda. Salah satu alat yang paling berkesan untuk pasukan yang lebih kecil dengan jelas dan jelas adalah melaksanakan Bengkel Maya.

Tanya setiap ahli pasukan dan bertanya mengenai maklum balas daripada semua orang.

Strategi Kedua Mudah 

Berikut adalah beberapa perkara yang membantu mengelakkan fasilitator mesyuarat tampil atau kelihatan terlalu profesional dan hampir robotik atau seperti mesin.

  • Senyum dan mempunyai rasa humor
  • Jangan abaikan pelanggaran peraturan dan multitasking
  • Tanya setiap ahli pasukan dan bertanya mengenai maklum balas daripada semua orang.
  • Lakukan hubungan mata dengan setiap anggota.
  • Benarkan bahasa santai sambil mengekalkan sikap profesional
  • Jimat beberapa minit untuk sembang-sembang sebelum dan selepas waktu yang dijadualkan untuk bermula dan berakhir.

Mudah-mudahan, semua petua ini dapat membantu anda menghidupkan mesyuarat maya anda. Ini adalah perubahan kecil, tetapi mereka telah menjadi strategi penting untuk persidangan dalam talian yang dinamik. Teruskan usaha cemerlang, dan dorong pasukan anda untuk melakukan perkara yang sama.

Stephanie Snyder

Stephanie Caroline Snyder lulus dari The University of Florida pada tahun 2018; dia mengambil jurusan Komunikasi dengan anak di media massa. Pada masa ini, dia adalah Pengarang dan Penulis Internet Freelance, dan Blogger.
https://stephaniesnyder.substack.com

Sila tinggalkan balasan anda