Cara Mengadakan Mesyuarat dan Acara Selamat Semasa COVID-19

  • Teruskan dengan berhati-hati dan strategi berperingkat yang mematuhi undang-undang tempatan dan negeri sambil tetap sesuai dengan budaya syarikat.
  • Fikirkan semula perkhidmatan dan pengedaran makanan di kawasan terbuka dan mesyuarat untuk mengurangkan dan menghapuskan titik sentuhan.
  • Malah prospek untuk mengadakan pertemuan secara peribadi semasa wabak adalah menakutkan, tetapi ia akan menjadi satu keperluan lambat laun.

Mengadakan perjumpaan dan acara di dunia yang terjejas oleh COVID-19 telah memerlukan penyesuaian yang signifikan, terutama di pihak perancang dan tempat. Untuk memasukkan kriteria untuk perjumpaan dan aktiviti yang selamat, tempat harus menumpukan perhatian pada beberapa bidang utama: dasar kesihatan dan keselamatan, penyelesaian teknologi, dan makanan dan minuman yang selamat, untuk beberapa nama.

Sesetengah orang yang menghadiri mesyuarat di luar tapak menikmati menerokai bandar dan memanfaatkan sebarang kemudahan riadah yang tersedia.

Artikel ini membincangkan topik mesyuarat dan aktiviti yang selamat. Kami akan melihat cara tempat boleh melengkapkan diri mereka sepenuhnya dengan alatan dan perkhidmatan yang mereka perlukan untuk mengembalikan mesyuarat dan acara di landasan yang betul, serta berkongsi panduan dan petua daripada pakar industri untuk membantu anda kembali ke landasan yang betul.

Petua cepat

  • Teruskan dengan berhati-hati dan strategi berperingkat yang mematuhi undang-undang tempatan dan negeri sambil tetap sesuai dengan budaya syarikat.
  • Sekiranya sesiapa di tapak ujian positif untuk COVID-19, laksanakan persediaan krisis awal untuk mengelakkan tindak balas kecemasan saat akhir.
  • Untuk mematuhi kriteria penjarakan sosial, kemas kini susun atur bilik dengan jarak kerusi, dan simpan rekod semua pelawat dan tempat mereka duduk.
  • Fikirkan semula perkhidmatan dan pengedaran makanan di kawasan terbuka dan mesyuarat untuk mengurangkan dan menghapuskan titik sentuhan.
  • Apabila peserta tidak duduk di tempat duduk yang ditetapkan, mereka mesti memakai topeng.

Di mana untuk mengadakan mesyuarat yang selamat?

Tarikh, harga dan ruang bukan lagi satu-satunya pertimbangan. Kesihatan, prestasi dan keterbukaan adalah semua faktor penting dalam industri mesyuarat dan acara pada masa hadapan.

Walaupun pertemuan dan aktiviti secara bersemuka telah dijeda, kreativiti telah meningkat, meneroka penyelesaian jangka panjang kepada isu yang sukar diatasi seperti wabak dan mendedahkan cara baharu untuk menjadi lebih berkesan pada skala yang lebih besar.

Seseorang itu perlu mencari tempat yang selamat dan juga mengikut norma kerajaan dengan cara yang terbaik. Keutamaan pertama anda ialah memastikan mereka yang menghadiri acara itu selamat jika tidak ia mungkin bertukar menjadi bencana COVID.

Malah prospek untuk mengadakan pertemuan secara peribadi semasa wabak adalah menakutkan, tetapi ia akan menjadi satu keperluan lambat laun. Dengan peningkatan acara maya, adalah lebih penting daripada sebelumnya untuk memastikan acara anda menonjol. Walau apa pun, adalah penting untuk syarikat anda menyediakan pengalaman terbaik yang mungkin kepada pelawat, sama ada secara maya atau secara peribadi. Kami telah mengumpulkan petua berikut untuk membantu anda mengekalkan standard perkhidmatan dan layanan yang tinggi sambil mengekalkan jarak sosial dan langkah keselamatan di hadapan.

Bayar fokus pada perkhidmatan makanan

Jika mesyuarat anda termasuk perkhidmatan makanan dan minuman, anda boleh menemui protokol perkhidmatan yang berbeza. Semasa merancang acara anda, anda perlu memberikan arahan kepada semua untuk:

  • Topeng dan sarung tangan dipakai oleh semua pelayan.
  • Atendan boleh menghidangkan makanan jika pihak tersebut telah memilih perkhidmatan bufet.
  • Makanan bersalut, katering hantar dan stesen chef, contohnya, dirancang dengan mengambil kira interaksi bersama yang terhad.
  • Penggunaan botol air dengan label tersuai supaya botol tidak bercampur.
  • Untuk mengekalkan kebersihan peralatan perak, ia digulung, dan tuala pakai buang berkualiti tinggi disediakan dan bukannya yang mesti dicuci.

Topeng adalah satu kemestian

Satu lagi bentuk penjarakan sosial ialah pemakaian topeng. Negeri, daerah dan majlis perbandaran boleh memerlukan topeng, dan tempahan topeng mungkin ditarik balik atau dipulihkan apabila kes COVID-19 meningkat dan menurun. Tetamu harus tiba bersedia untuk mematuhi mana-mana dan semua peraturan tempatan. Dalam kes tertentu, tanpa mengira peraturan tempatan, organisasi yang menempah acara mungkin mempunyai dasar syarikat yang memerlukan topeng.

Kebanyakan tempat acara akan mempunyai topeng pelindung tambahan sekiranya ada sesiapa yang tiba dalam keadaan tidak bersedia. Walau bagaimanapun, secara amnya, hos tempat tidak seharusnya diminta untuk menyediakan topeng atau menjejaki penggunaan topeng tetamu mereka.

Jadikannya menarik

Sesetengah orang yang menghadiri mesyuarat di luar tapak menikmati menerokai bandar dan memanfaatkan sebarang kemudahan riadah yang tersedia. Sesekali, syarikat yang menganjurkan mesyuarat itu akan menganjurkan aktiviti yang menyeronokkan. Pembinaan pasukan selalunya dibantu oleh aktiviti rekreasi. Para hadirin mesyuarat boleh memilih untuk melanjutkan tempoh penginapan mereka untuk memanfaatkan semua yang ditawarkan oleh lokasi.

Mesyuarat digital diperlukan sekarang, tetapi begitu juga jalur lebar yang selamat, saluran yang boleh dipercayai, pencahayaan dan akustik yang baik serta peranti semasa.

Fahami peralihan

Mesyuarat digital diperlukan sekarang, tetapi begitu juga jalur lebar yang selamat, saluran yang boleh dipercayai, pencahayaan dan akustik yang baik serta peranti semasa. Lebih daripada sebelumnya, acara itu mesti memenuhi keperluan teknikal khalayak anda. Ingatlah perkara berikut apabila berbuat demikian:

Dengan mengalih keluar keperluan untuk perjalanan dan membenarkan penonton anda menghadiri acara dari keselesaan rumah mereka sendiri, anda berpotensi meningkatkan bilangan orang yang hadir. Walau bagaimanapun, anda mesti mengetahui dengan mendalam keupayaan acara maya anda dan mengetahui cara menambah lebih lebar jalur daripada yang diperlukan untuk mengendalikan kemasukan peserta pada saat-saat akhir. Adakah anda menjangkakan orang ramai seramai 100 orang? Buat lebar jalur yang mencukupi untuk 200 orang.

Pertimbangkan untuk mengadakan acara di luar tapak, dengan ahli panel menstrim secara langsung dari studio atau sesi rakaman lebih awal. Dengan cara itu, anda boleh bekerjasama dengan pakar pengurusan acara dan pelaksanaan untuk memastikan acara berjalan lancar dan dengan tahap profesionalisme yang sama seperti acara bersemuka.

Sentiasa sediakan pelan kontingensi sekiranya teknologi gagal - seperti yang akan berlaku - dan berusaha untuk redundansi dalam teknologi. Sediakan beberapa pautan Wi-Fi, saluran video dan ramai pakar teknologi sedia ada untuk menguji dan menguji semula peralatan audio-visual anda, contohnya.

Kesimpulan

Ia adalah seni dan sains untuk menganjurkan acara. Ruang berperabot menarik dan kawasan berlandskap indah mempamerkan kraf tersebut. Hidangan bersalut sempurna, minuman yang dicampur dengan baik dan pencuci mulut dekaden adalah semua contoh seni. Bilik mesyuarat yang direka dengan baik dengan teknologi termaju dan semua kemudahan menunjukkan sains. Apabila tempat mencari cara untuk menganjurkan mesyuarat dan aktiviti yang sihat, sains menjadi semakin kritikal. Penganjur acara berpengalaman dalam kedua-dua seni hospitaliti dan sains memastikan anda selamat. Anda boleh berhubung dengan mereka untuk mendapatkan perkhidmatan terbaik untuk perancangan majlis anda.

Sangat penting untuk berkomunikasi! Kekalkan kejelasan mengenai jangkaan dan perlindungan perkhidmatan melalui berkomunikasi dengan peserta, pengurus tapak dan kakitangan katering.

Adil untuk mengatakan bahawa dalam zaman baharu ini, lebih banyak usaha wajar diperlukan untuk memastikan anda melakukan segala yang mungkin untuk memastikan keselamatan kakitangan, vendor dan peserta acara anda. Acara dan perhimpunan, sebaliknya, tidak akan melambatkan atau berhenti; sebaliknya, mereka akan terus berkembang, sama ada dalam talian atau secara peribadi.

Smith Willas

Smith Willas adalah penulis bebas, blogger, dan wartawan media digital. Dia memiliki gelar pengurusan dalam Supply Chain & Operations Management and Marketing dan mempunyai latar belakang yang luas dalam media digital.

Sila tinggalkan balasan anda