Slik arrangerer du sikre møter og arrangementer under COVID-19

  • Fortsett med forsiktighet og en forskjøvet strategi som er i samsvar med lokale og statlige lover mens du fremdeles passer inn i selskapets kultur.
  • Tenk om matservering og distribusjon i åpne områder og møter for å redusere og eliminere berøringspunkter.
  • Selv utsiktene til å holde et personlig møte under en pandemi er skremmende, men det vil bli en nødvendighet før eller senere.

Å arrangere møter og arrangementer i en COVID-19-berørt verden har nødvendiggjort betydelige justeringer, spesielt fra planleggere og arenaer. For å inkludere kriteriene for trygge møter og aktiviteter, bør arenaer konsentrere seg om noen hovedområder: helse- og sikkerhetspolitikk, teknologiløsninger og trygg mat og drikke, for å nevne noe.

Noen mennesker som deltar på møter utenfor stedet, liker å utforske byen og dra nytte av alle tilgjengelige fritidsfasiliteter.

Denne artikkelen tar for seg temaet sikre møter og aktiviteter. Vi ser på hvordan arenaer helt kan utstyre seg med verktøyene og tjenestene de trenger for å få møter og arrangementer tilbake på rett spor, samt dele veiledning og tips fra bransjeeksperter for å hjelpe deg med å komme tilbake på sporet.

Rask tips

  • Fortsett med forsiktighet og en forskjøvet strategi som er i samsvar med lokale og statlige lover mens du fremdeles passer inn i selskapets kultur.
  • I tilfelle noen på stedet tester positive for COVID-19, implementer tidlig kriseforberedelse for å unngå øyeblikkelig beredskap.
  • For å oppfylle kriteriene for sosial distansering, ha oppdatert romoppsett med stoler i avstand fra hverandre, og føre oversikt over alle besøkende og hvor de satt.
  • Tenk om matservering og distribusjon i åpne områder og møter for å redusere og eliminere berøringspunkter.
  • Når deltakerne ikke sitter i et tilordnet sete, må de ha på seg en maske.

Hvor skal du ha de sikre møtene?

Datoer, priser og plass er ikke lenger de eneste hensynene. Helse, ytelse og åpenhet er alle viktige faktorer i fremtidens møter og arrangementer.

Selv om personlige møter og aktiviteter har blitt stanset midlertidig, har kreativiteten økt, og utforsket langsiktige løsninger på uoppnåelige problemer som pandemier og avdekket nye måter å bli mer effektive i større skala.

Man må se etter et sted som er trygt og som også følger normene til myndighetene på den beste måten. Din første prioritet er å holde de som deltar på arrangementet trygge ellers kan det bli en COVID-katastrofe.

Selv utsiktene til å holde et personlig møte under en pandemi er skremmende, men det vil bli en nødvendighet før eller senere. Med fremveksten av virtuelle hendelser er det viktigere enn noensinne å sikre at arrangementet ditt skiller seg ut. I alle fall er det viktig at bedriften din vil gi de besøkende den best mulige opplevelsen, enten det er virtuelt eller personlig. Vi har samlet følgende tips for å hjelpe deg med å opprettholde en høy standard på service og gjestfrihet, samtidig som du holder sosial distansering og sikkerhetstiltak i forkant.

Vær oppmerksom på matserveringen

Hvis møtet ditt inkluderer mat og drikke, kan du finne en annen serviceprotokoll. Når du planlegger arrangementet ditt, må du gi instruksjonene til alle for:

  • Masker og hansker brukes av alle servere.
  • Deltakere kan servere maten hvis partiet har valgt buffet.
  • For eksempel er planlagte måltider, servering av servering og kokkestasjoner planlagt med begrenset gjensidig interaksjon i tankene.
  • Bruk vannflaske med tilpassede etiketter slik at flaskene ikke blandes sammen.
  • For å holde sølvtøy sanitær rulles det, og det leveres engangsservietter av høy kvalitet i stedet for de som må vaskes.

Maske er et must

En annen form for sosial distansering er bruk av maske. Stater, fylker og kommuner kan trenge masker, og maskeordrer kan løftes eller gjenopprettes når COVID-19-tilfeller stiger og faller. Gjestene bør ankomme forberedt på å overholde alle lokale forskrifter. I visse tilfeller, uavhengig av lokale regler, kan organisasjonen som bestiller arrangementet ha en selskapspolicy som krever masker.

De fleste arrangementslokaler vil ha ekstra beskyttelsesmasker tilgjengelig hvis noen kommer uforberedt. Generelt sett bør imidlertid vertslokaler ikke bli bedt om å gi masker eller spore gjestenes maskebruk.

Gjør det interessant

Noen mennesker som deltar på møter utenfor stedet, liker å utforske byen og dra nytte av alle tilgjengelige fritidsfasiliteter. Noen ganger vil selskapet som er vert for møtet organisere en morsom aktivitet. Teambuilding blir ofte hjulpet av fritidsaktiviteter. Møtedeltakere kan velge å forlenge oppholdet for å dra nytte av alt et sted har å tilby.

Digitale møter er nødvendige akkurat nå, men det er også sikker båndbredde, pålitelige kanaler, god belysning og akustikk og nåværende enheter.

Forstå overgangen

Digitale møter er nødvendige akkurat nå, men det er også sikker båndbredde, pålitelige kanaler, god belysning og akustikk og nåværende enheter. Mer enn noen gang må arrangementet imøtekomme publikums tekniske behov. Vær oppmerksom på følgende når du gjør det:

Ved å fjerne behovet for reiser og la publikum delta på arrangementer fra hjemmet ditt, vil du potensielt øke antall personer som deltar. Du må imidlertid være dypt kjent med det virtuelle arrangementets evne og vite hvordan du kan legge til mer båndbredde enn det som er nødvendig for å håndtere en tilstrømning av deltakere i siste øyeblikk. Forventer du en mengde på 100 personer? Lag nok båndbredde for 200 personer.

Vurder å holde arrangementet utenfor stedet, med panellister som streamer direkte fra et studio eller tar opp sesjoner på forhånd. På den måten kan du samarbeide med hendelsesledelse og eksekveringseksperter for å sikre at arrangementet går greit og med samme grad av profesjonalitet som et personlig arrangement.

Ha alltid en beredskapsplan på plass i tilfelle teknologi mislykkes - slik den vil - og streve etter redundans i teknologien. Ha for eksempel flere Wi-Fi-lenker, videouttak og mange tekniske eksperter for å teste og teste ditt audiovisuelle utstyr.

konklusjonen

Det er både en kunst og en vitenskap å organisere et arrangement. Smakfullt møblerte rom og vakkert anlagte omgivelser viser håndverket. En perfekt belagt tallerken, en godt blandet drink og en dekadent dessert er alle eksempler på kunst. Et godt designet møterom med banebrytende teknologi og alle bekvemmeligheter demonstrerer vitenskap. Ettersom arenaer finner måter å være vert for sunne møter og aktiviteter på, blir vitenskapen stadig mer kritisk. Arrangørarrangørene har erfaring både innen gjestfrihet og vitenskapen om å holde deg trygg. Du kan komme i kontakt med dem for å få de beste tjenestene for planleggingen av arrangementet ditt.

Det er viktig å kommunisere! Opprettholde klarhet om tjenesteforventninger og beskyttelse gjennom å kommunisere med deltakere, stedsledere og serveringspersonale.

Det er rettferdig å si at det i denne nye tidsalderen er behov for mer aktsomhet for å sikre at du gjør alt for å sikre sikkerheten til dine ansatte, leverandører og deltakere på arrangementet. Arrangementer og samlinger, derimot, vil ikke bremse eller stoppe; i stedet vil de fortsette å utvikle seg, enten online eller personlig.

Smith Willas

Smith Willas er frilansskribent, blogger og digital mediejournalist. Han har en ledergrad i Supply Chain & Operations Management and Marketing og har en bred bakgrunn innen digitale medier.

Legg igjen en kommentar