Steg-for-trinn-guide for planlegging av det perfekte arrangementet

  • Uansett hvilken type begivenhet du planlegger å ha, må du lage mål om hvilket utfall av arrangementet du håper å ha.
  • Arranger møter med eierne av arrangementet slik at du kan besøke lokalet og stille spørsmål for å avgjøre om det oppfyller dine behov.
  • Etter at du har sikret lokalet og har bestemt deg for hvilke tjenester som er inkludert, må du begynne å finne leverandører.

Hendelser har endret seg på mange måter siden pandemien startet, med mange hendelser som måtte være mye mindre eller noen til og med måtte være virtuelle. Stater og land over hele verden tillater større folkemengder på arrangementer, men det er fremdeles sannsynligvis gjester som føler seg mer komfortable hjemme, noe som forårsaker behov for hybridarrangementer. Det er viktig å alltid vurdere gjestene dine når du planlegger et arrangement, og du vil oppnå suksess. Fortsett å lese informasjonen som finnes nedenfor i trinn-for-trinn-guiden, slik at du kan planlegge det perfekte arrangementet for dine gjester.

Vurder å jobbe med en hendelsesplanlegger som kan hjelpe deg med å navigere i målene dine for temaet og målene dine for å lykkes med arrangementet.

1. Angi mål

Uansett hvilken type begivenhet du planlegger å ha, må du lage mål om hvilket utfall av arrangementet du håper å ha. Tenk på hvilke typer gjester som skal delta, budsjettet du har og årsaken til arrangementet ditt, slik at du kan sette målet for det. Vurder å jobbe med en hendelsesplanlegger som kan hjelpe deg med å navigere i målene dine for temaet og målene dine for å lykkes med arrangementet. Han eller hun kan til og med hjelpe deg med å utvikle en tidslinje slik at du ikke blir overveldet og ikke prøver å utsette.

2. Fullfør budsjettet

Selv om budsjettet er en del av målplanleggingsfasen for arrangementet ditt, må du fortsatt fullføre det. Du må fordele kostnadene for hver type leverandør du håper å ha, og for antall gjester du vil ha. De dyreste kostnadene vil sannsynligvis være lokalet ditt og serveringstjenestene dine, men du kan også betale mye hvis du for eksempel ansetter noen for musikk. Lag et regneark slik at du kan legge inn utgiftene dine for arrangementet under hver kategori for å sikre at du holder deg innenfor budsjettet.

3. Finn et sted

Etter at du har bestemt deg for hvor mye du vil bruke på lokalet ditt, kan du begynne jakten. Arranger møter med eierne av arrangementet slik at du kan besøke lokalet og stille spørsmål for å avgjøre om det oppfyller dine behov. Du kan også avgjøre om prisen på lokalet inkluderer prisen på noen av de andre tjenestene, for eksempel catering du trenger for ditt arrangement. Hvis du fortsatt vil ha virtuelle gjester, kan du finne en hybrid hendelsesplattform som kan huse alle vellykket.

Det siste trinnet for å planlegge det perfekte arrangementet er å begynne å invitere gjestene.

4. Finn leverandører

Etter at du har sikret lokalet og har bestemt deg for hvilke tjenester som er inkludert, må du begynne å finne leverandører. Be om anbefalinger fra dine nærmeste, og begynn å ringe der du kan be om tilbud for dagen du har tenkt å ha arrangementet ditt på. Se på alle kontrakter i detalj og still leverandørene spørsmål du har, inkludert be om referanseinformasjon. Sørg for å få et utvalg av arbeidet deres også, enten det er gjennom å høre musikken deres hvis de er en DJ eller smake på kaker hvis de er kakemaker.

5. Inviter dine gjester

Det siste trinnet til planlegger det perfekte arrangementet er å begynne å invitere gjestene dine. Forsikre deg om at du sender invitasjonene dine minst to eller tre måneder i forveien, slik at gjestene har god tid til å legge til rette for å delta. Forsikre deg om at invitasjonene passer inn under temaet for arrangementet ditt ved å bruke samme fargevalg eller samme tema i grafikken. Sørg for at selv de virtuelle gjestene dine føler seg velkomne til arrangementet ditt også ved å ta med informasjon om hvordan de kan delta på nettet.

Final Thoughts

Hvis du planlegger et arrangement, vil du at det skal gå så greit som mulig. Dette kan skje når du følger guiden ovenfor for å sikre at du aldri går over budsjettet, og at du ansetter anerkjente personer og arenaer til arrangementet ditt. Husk å invitere antall gjester du også vil, selv om noen av disse gjestene må være virtuelle. Uansett hvem som deltar skjønt, sørg for at han eller hun alltid føler seg verdsatt, alltid føler seg invitert, og kan være på et sted eller på en plattform som fungerer effektivt.

Lizzie Howard

Lizzie Howard er en innfødt i Colorado som etter endt utdannelse fra University of Colorado tilbringer tiden som frilansskribent. 

Legg igjen en kommentar