Jak organizować bezpieczne spotkania i wydarzenia podczas COVID-19

  • Postępuj ostrożnie i stosuj strategię naprzemienną, która jest zgodna z prawem lokalnym i stanowym, a jednocześnie jest zgodna z kulturą firmy.
  • Przemyśl na nowo obsługę i dystrybucję posiłków w otwartych przestrzeniach i na spotkaniach, aby ograniczyć i wyeliminować punkty styku.
  • Nawet perspektywa osobistego spotkania podczas pandemii jest zniechęcająca, ale prędzej czy później stanie się koniecznością.

Organizowanie spotkań i wydarzeń w świecie dotkniętym COVID-19 wymagało znacznych zmian, szczególnie ze strony planistów i miejsc. Aby uwzględnić kryteria bezpiecznych spotkań i działań, miejsca powinny koncentrować się na kilku głównych obszarach: polityce BHP, rozwiązaniach technologicznych oraz bezpiecznej żywności i napojach, żeby wymienić tylko kilka.

Niektóre osoby, które uczestniczą w spotkaniach poza siedzibą firmy, lubią zwiedzać miasto i korzystać z wszelkich dostępnych obiektów rekreacyjnych.

Ten artykuł zagłębia się w temat bezpiecznych spotkań i działań. Przyjrzymy się, jak obiekty mogą w pełni wyposażyć się w narzędzia i usługi potrzebne do przywrócenia spotkań i wydarzeń, a także podzielimy się wskazówkami i wskazówkami od ekspertów branżowych, które pomogą Ci wrócić na właściwe tory.

Szybkie porady

  • Postępuj ostrożnie i stosuj strategię naprzemienną, która jest zgodna z prawem lokalnym i stanowym, a jednocześnie jest zgodna z kulturą firmy.
  • W przypadku, gdy ktokolwiek na miejscu uzyska pozytywny wynik testu na obecność COVID-19, zastosuj wczesne przygotowanie kryzysowe, aby uniknąć natychmiastowej reakcji w nagłych wypadkach.
  • Aby spełnić kryteria dystansu społecznego, zaktualizuj układy pokoi z rozstawionymi krzesłami i prowadź rejestr wszystkich gości i miejsc, w których siedzieli.
  • Przemyśl na nowo obsługę i dystrybucję posiłków w otwartych przestrzeniach i na spotkaniach, aby ograniczyć i wyeliminować punkty styku.
  • Kiedy uczestnicy nie zajmują przypisanego miejsca, muszą nosić maskę.

Gdzie odbywać bezpieczne spotkania?

Daty, ceny i przestrzeń nie są już jedynymi kwestiami. Zdrowie, wydajność i otwartość to ważne czynniki w branży spotkań i wydarzeń przyszłości.

Chociaż osobiste spotkania i działania zostały wstrzymane, wzrosła kreatywność, badając długoterminowe rozwiązania trudnych do rozwiązania problemów, takich jak pandemie, i odkrywając nowe sposoby zwiększania skuteczności na większą skalę.

Trzeba szukać miejsca, które będzie bezpieczne i jak najlepiej odpowiadające rządowym normom. Twoim głównym priorytetem jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom biorącym udział w wydarzeniu, w przeciwnym razie może to przekształcić się w katastrofę COVID.

Nawet perspektywa osobistego spotkania podczas pandemii jest zniechęcająca, ale prędzej czy później stanie się koniecznością. Wraz z rozwojem wydarzeń wirtualnych ważniejsze niż kiedykolwiek jest zapewnienie, aby Twoje wydarzenie się wyróżniało. W każdym razie ważne jest, aby Twoja firma zapewniła odwiedzającym jak najlepsze wrażenia, zarówno wirtualne, jak i osobiste. Zebraliśmy następujące wskazówki, które pomogą Ci utrzymać wysoki standard usług i gościnności przy jednoczesnym zachowaniu dystansu społecznego i środków bezpieczeństwa na pierwszym miejscu.

Skoncentruj się na usługach gastronomicznych

Jeśli Twoje spotkanie obejmuje usługi gastronomiczne, możesz znaleźć inny protokół obsługi. Planując wydarzenie, musisz przekazać wszystkim instrukcje dotyczące:

  • Wszyscy kelnerzy noszą maski i rękawiczki.
  • Obsługujący mogą podawać jedzenie, jeśli przyjęcie wybrało obsługę w formie bufetu.
  • Na przykład planowane są dania na talerzu, catering powrotny i stanowiska szefa kuchni, mając na uwadze ograniczoną wzajemną interakcję.
  • Zastosowanie butelka na wodę z niestandardowymi etykietami aby butelki się nie pomieszały.
  • Aby zachować higienę sztućców, jest ona zwijana, a zamiast tych, które należy prać, dostarczane są wysokiej jakości jednorazowe serwetki.

Maska jest koniecznością

Inną formą dystansu społecznego jest noszenie maski. Stany, hrabstwa i gminy mogą potrzebować masek, a zamówienia na maski mogą zostać zniesione lub przywrócone, gdy liczba przypadków COVID-19 rośnie i spada. Goście powinni przybyć przygotowani do przestrzegania wszelkich lokalnych przepisów. W niektórych przypadkach, niezależnie od lokalnych przepisów, organizacja rezerwująca wydarzenie może mieć politykę firmy wymagającą masek.

Większość miejsc imprezowych będzie miała dodatkowe maski ochronne na wypadek, gdyby ktoś przybył nieprzygotowany. Generalnie jednak gospodarze obiektu nie powinni być proszeni o dostarczenie masek lub śledzenie użycia masek przez gości.

Zrób to interesujące

Niektóre osoby, które uczestniczą w spotkaniach poza siedzibą firmy, lubią zwiedzać miasto i korzystać z wszelkich dostępnych obiektów rekreacyjnych. Czasami firma, która jest gospodarzem spotkania, organizuje zabawne zajęcia. Budowanie zespołu jest często wspomagane przez zajęcia rekreacyjne. Uczestnicy spotkania mogą przedłużyć swój pobyt, aby skorzystać ze wszystkiego, co ma do zaoferowania lokalizacja.

W tej chwili niezbędne są spotkania cyfrowe, podobnie jak bezpieczna przepustowość, niezawodne kanały, dobre oświetlenie i akustyka oraz aktualne urządzenia.

Zrozum przejście

W tej chwili niezbędne są spotkania cyfrowe, podobnie jak bezpieczna przepustowość, niezawodne kanały, dobre oświetlenie i akustyka oraz aktualne urządzenia. Wydarzenie musi bardziej niż kiedykolwiek odpowiadać technicznym potrzebom publiczności. Pamiętaj o następujących kwestiach:

Eliminując potrzebę podróżowania i umożliwiając widzom uczestnictwo w wydarzeniach w zaciszu własnego domu, potencjalnie zwiększysz liczbę osób, które w nich uczestniczą. Musisz jednak dokładnie zapoznać się z możliwościami wydarzenia wirtualnego i wiedzieć, jak dodać większą przepustowość, niż jest to potrzebne, aby obsłużyć napływ uczestników w ostatniej chwili. Spodziewasz się 100-osobowego tłumu? Zapewnij przepustowość wystarczającą dla 200 osób.

Rozważ zorganizowanie wydarzenia poza siedzibą, z panelistami transmitującymi na żywo na żywo ze studia lub sesji nagraniowych z wyprzedzeniem. W ten sposób możesz współpracować z ekspertami od zarządzania wydarzeniami i ich realizacji, aby zapewnić, że wydarzenie przebiega sprawnie i na tym samym poziomie profesjonalizmu, co wydarzenie osobiste.

Zawsze miej plan awaryjny na wypadek awarii technologii - tak jak będzie - i staraj się o nadmiarowość w technologii. Miej pod ręką kilka łączy Wi-Fi, gniazd wideo i wielu ekspertów technicznych, aby na przykład przetestować i ponownie przetestować swój sprzęt audiowizualny.

Wnioski

Organizacja wydarzenia to zarówno sztuka, jak i nauka. Gustownie urządzone przestrzenie i pięknie zagospodarowane tereny prezentują rzemiosło. Doskonale platerowane danie, dobrze skomponowany napój i dekadencki deser to przykłady sztuki. Dobrze zaprojektowana sala konferencyjna z najnowocześniejszą technologią i wszystkimi udogodnieniami świadczy o nauce. W miarę jak lokale znajdują sposoby na organizowanie zdrowych spotkań i zajęć, nauka staje się coraz bardziej krytyczna. Organizatorzy wydarzenia mają doświadczenie zarówno w sztuce gościnności, jak i nauce zapewniania bezpieczeństwa. Możesz się z nimi skontaktować, aby uzyskać najlepsze usługi w zakresie planowania Twojego wydarzenia.

Komunikacja jest kluczowa! Zachowaj jasność co do oczekiwań i ochrony usług poprzez komunikację z uczestnikami, kierownikami budowy i personelem cateringowym.

Można śmiało powiedzieć, że w tym nowym wieku potrzeba więcej należytej staranności, aby upewnić się, że robisz wszystko, co możliwe, aby zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom, dostawcom i uczestnikom wydarzeń. Z drugiej strony wydarzenia i spotkania nie spowalniają ani nie zatrzymują się; będą raczej ewoluować, czy to online, czy osobiście.

Smith Willas

Smith Willas jest niezależnym pisarzem, blogerem i dziennikarzem mediów cyfrowych. Posiada dyplom z zarządzania w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw i operacji oraz marketingu i posiada szerokie doświadczenie w mediach cyfrowych.

Dodaj komentarz