Como hospedar reuniões e eventos seguros durante o COVID-19

  • Proceda com cautela e com uma estratégia escalonada que esteja de acordo com as leis locais e estaduais, ao mesmo tempo em que se enquadra na cultura da empresa.
  • Repense o serviço de alimentação e distribuição em áreas abertas e reuniões para reduzir e eliminar os pontos de contato.
  • Até mesmo a perspectiva de realizar uma reunião pessoal durante uma pandemia é assustadora, mas se tornará uma necessidade mais cedo ou mais tarde.

Hospedar reuniões e eventos em um mundo afetado pelo COVID-19 exigiu ajustes significativos, especialmente por parte dos planejadores e locais. Para incluir os critérios para reuniões e atividades seguras, os locais devem se concentrar em algumas áreas principais: políticas de saúde e segurança, soluções tecnológicas e alimentos e bebidas seguros, para citar alguns.

Algumas pessoas que participam de reuniões externas gostam de explorar a cidade e aproveitar todas as instalações de lazer disponíveis.

Este artigo investiga o tópico de reuniões e atividades seguras. Veremos como os locais podem se equipar completamente com as ferramentas e serviços de que precisam para colocar reuniões e eventos no caminho certo, bem como compartilhar orientações e dicas de especialistas do setor para ajudá-lo a voltar aos trilhos.

Dicas rápidas

  • Proceda com cautela e com uma estratégia escalonada que esteja de acordo com as leis locais e estaduais, ao mesmo tempo que se adapta à cultura da empresa.
  • No caso de algum teste no local ser positivo para COVID-19, implemente uma preparação precoce para crises para evitar uma resposta de emergência de última hora.
  • Para cumprir os critérios de distanciamento social, atualize o layout das salas com as cadeiras espaçadas e mantenha um registro de todos os visitantes e de onde eles se sentaram.
  • Repense o serviço de alimentação e distribuição em áreas abertas e reuniões para reduzir e eliminar os pontos de contato.
  • Quando os participantes não estão sentados em um assento designado, eles devem usar uma máscara.

Onde ter as reuniões seguras?

Datas, preços e espaço não são mais as únicas considerações. Saúde, desempenho e abertura são fatores importantes na indústria de reuniões e eventos do futuro.

Embora as reuniões e atividades pessoais tenham sido pausadas, a criatividade tem aumentado, explorando soluções de longo prazo para questões intratáveis ​​como pandemias e descobrindo novas maneiras de ser mais eficaz em uma escala maior.

É preciso buscar um local seguro e que também siga as normas do governo da melhor forma. Sua primeira prioridade é manter os participantes do evento seguros, caso contrário, ele pode se transformar em um desastre COVID.

Até mesmo a perspectiva de realizar uma reunião pessoal durante uma pandemia é assustadora, mas se tornará uma necessidade mais cedo ou mais tarde. Com o surgimento dos eventos virtuais, é mais importante do que nunca garantir que seu evento se destaque. Em qualquer caso, é importante que a sua empresa proporcione aos visitantes a melhor experiência possível, seja ela virtual ou presencial. Reunimos as dicas a seguir para ajudá-lo a manter um alto padrão de serviço e hospitalidade, mantendo o distanciamento social e as medidas de segurança em primeiro lugar.

Preste atenção ao serviço de alimentação

Se a sua reunião incluir serviço de comida e bebida, você poderá encontrar um protocolo de serviço diferente. Ao planejar seu evento, você precisa fornecer instruções a todos para:

  • Máscaras e luvas são usadas por todos os servidores.
  • Os atendentes podem servir a comida se o partido tiver escolhido o serviço de buffet.
  • Refeições servidas, serviço de bufê de entrega e postos de chef, por exemplo, são planejados com uma interação mútua limitada em mente.
  • Utilização garrafa de água com rótulos personalizados para que as garrafas não se misturem.
  • Para manter a higiene dos talheres, eles são enrolados e são fornecidos guardanapos descartáveis ​​de alta qualidade em vez dos que devem ser lavados.

Máscara é obrigatória

Outra forma de distanciamento social é o uso de máscara. Estados, condados e municípios podem precisar de máscaras, e os pedidos de máscaras podem ser suspensos ou restaurados conforme os casos COVID-19 aumentam e diminuem. Os hóspedes devem chegar preparados para cumprir todos e quaisquer regulamentos locais. Em certos casos, independentemente dos regulamentos locais, a organização que reserva o evento pode ter uma política da empresa exigindo máscaras.

A maioria dos locais de eventos terá máscaras de proteção adicionais à disposição, caso alguém chegue despreparado. Em geral, entretanto, os anfitriões do local não devem ser solicitados a fornecer máscaras ou rastrear o uso de máscaras por seus convidados.

Torne interessante

Algumas pessoas que participam de reuniões externas gostam de explorar a cidade e aproveitar todas as instalações de lazer disponíveis. Ocasionalmente, a empresa que está hospedando a reunião organizará uma atividade divertida. A formação de equipes geralmente é auxiliada por atividades recreativas. Os participantes da reunião podem optar por estender sua estadia para aproveitar tudo o que um local tem a oferecer.

As reuniões digitais são necessárias agora, mas também o são a largura de banda segura, canais confiáveis, boa iluminação e acústica e dispositivos atuais.

Entenda a transição

As reuniões digitais são necessárias agora, mas também o são a largura de banda segura, canais confiáveis, boa iluminação e acústica e dispositivos atuais. Mais do que nunca, o evento deve atender às necessidades técnicas do seu público. Tenha o seguinte em mente ao fazer isso:

Ao eliminar a necessidade de viagens e permitir que seu público participe de eventos no conforto de sua própria casa, você potencialmente aumentará o número de pessoas que comparecerão. No entanto, você deve estar profundamente familiarizado com a capacidade do seu evento virtual e saber como adicionar mais largura de banda do que o necessário para lidar com um fluxo de última hora de participantes. Você está esperando uma multidão de 100 pessoas? Crie largura de banda suficiente para 200 pessoas.

Considere realizar o evento fora do local, com membros do painel transmitindo ao vivo de um estúdio ou sessões de gravação com antecedência. Dessa forma, você pode colaborar com especialistas em gerenciamento e execução de eventos para garantir que o evento ocorra sem problemas e com o mesmo grau de profissionalismo de um evento presencial.

Sempre tenha um plano de contingência em vigor no caso de a tecnologia falhar - como acontecerá - e se esforce para obter redundância na tecnologia. Tenha vários links de Wi-Fi, tomadas de vídeo e muitos especialistas em tecnologia à disposição para testar e testar novamente seu equipamento audiovisual, por exemplo.

Conclusão

Organizar um evento é uma arte e uma ciência. Espaços decorados com bom gosto e jardins paisagísticos mostram o artesanato. Um prato perfeitamente banhado, uma bebida bem misturada e uma sobremesa decadente são exemplos de arte. Uma sala de reuniões bem projetada com tecnologia de ponta e todas as conveniências demonstra ciência. À medida que os locais encontram maneiras de hospedar reuniões e atividades saudáveis, a ciência está se tornando cada vez mais crítica. Os organizadores do evento têm experiência na arte da hospitalidade e na ciência de mantê-lo seguro. Você pode entrar em contato com eles para obter os melhores serviços para o planejamento do seu evento.

É fundamental comunicar! Mantenha a clareza em relação às expectativas e proteção do serviço por meio da comunicação com os participantes, gerentes do local e equipe de catering.

É justo dizer que, nesta nova era, é necessária mais diligência para garantir que você esteja fazendo todo o possível para garantir a segurança de sua equipe, fornecedores e participantes do evento. Os eventos e reuniões, por outro lado, não vão abrandar nem parar; em vez disso, eles continuarão a evoluir, seja online ou pessoalmente.

Smith Willas

Smith Willas é um escritor freelance, blogueiro e jornalista de mídia digital. Ele é graduado em gestão em Supply Chain e Gestão de Operações e Marketing e possui uma vasta experiência em mídia digital.

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