Organizando seu primeiro evento? Aqui estão 6 razões pelas quais a contratação de coordenadores de eventos é o ingrediente secreto

  • Organizar um evento é uma tarefa estressante e você deve estar renovado no dia do evento.
  • Se você está trabalhando dentro de um orçamento específico, contratar um coordenador de eventos é uma das medidas mais econômicas.
  • Eles são treinados para planejar centenas de detalhes que você nem notará.

Se você foi designado como o organizador principal de um evento pela primeira vez, provavelmente você está no momento. Você terá que pensar no local, no design, no orçamento e em cada pequeno detalhe que fará do evento um sucesso. Só de pensar nisso já te cansa?

Quer esteja organizando um seminário, conferência, retiros executivos, formação de equipes, etc., você não precisa se preocupar. Aqui estão 6 razões que irão convencê-lo a contratar coordenadores de eventos!

Você não precisa ficar sobrecarregado com uma variedade de opções.

1. Você terá paz de espírito 

Organizar um evento é uma tarefa estressante e você deve estar renovado no dia do evento. Ao contratar um coordenador de eventos, você pode relaxar sabendo que cada pequeno detalhe está sendo cuidado. Os organizadores irão atualizá-lo sobre as realizações do dia-a-dia, o que permitirá que você tenha tempo e energia para desfrutar do processo e do evento em si.

Ao contratar os coordenadores de eventos, você pode perguntar a seus colegas se eles conhecem uma agência ou pessoa que pode organizar eventos como o que você está planejando. Seus colegas também podem ter sido designados para lidar com o mesmo evento antes, para que possam lhe dar opções.

2. Ajudará você a economizar mais dinheiro 

Se você acha que contratar um coordenador de eventos vai custar uma fortuna, pense novamente!

Se você está trabalhando dentro de um orçamento específico, contratar um coordenador de eventos é uma das etapas mais econômicas. Eles têm uma rede de negócios de que você precisa para o seu evento. Por já estarem contratando as mesmas pessoas antes, é mais fácil conseguir descontos e negociar. Eles também têm pacotes pré-decididos que você pode escolher para que possa cumprir o orçamento. Não precisa se preocupar porque eles entendem você.

3. Você não terá que se apressar

Você já pensou em apertar o planejamento de eventos quando já está lidando com um trabalho de tempo integral e responsabilidades pessoais? Como é a primeira vez que você está lidando com um evento, você gastará muito tempo contatando e conhecendo fornecedores de terceiros. Felizmente, se você contratar um organizador de eventos, não precisará se preocupar com para quem ligar e por onde começar. Os organizadores terão apenas que entrar em contato com pessoas e empresas com as quais trabalharam. Além disso, o tempo geral de planejamento e organização pode ser facilmente realizado.

4. Você vai apenas vê-los fazer tudo

Tudo o que você precisa fazer é fornecer os detalhes e definir a data de seu evento, e você está pronto para começar. Os organizadores do evento terão um calendário próprio que poderá consultar. Assim que tudo for aprovado, eles começarão a trabalhar com base no cronograma.

Apesar de ser um evento 'perfeito', podem ocorrer casos imprevistos ou emergências.

Se você se dedicar à organização por conta própria, mesmo apenas a parte do planejamento consumirá muito tempo e esforço. Você pode não conseguir fazer outras coisas se estiver tão focado no evento. No final das contas, não se esqueça de que é sua primeira vez, então você não tem conhecimento suficiente sobre essas coisas.

Por outro lado, os organizadores de eventos já fazem isso há muito tempo. Eles são treinados para planejar centenas de detalhes que você nem notará. Assim, você e seus convidados ficarão à vontade antes, durante e após o evento.

5. Você pode ter muitas opções para o tema

Você não quer que seus colegas de escritório se esqueçam do primeiro evento que você lidou. Ao escolher o tema certo, opte por algo que todos ficarão entusiasmados em ver. Portanto, se você gosta de temas como Hollywood, o país das maravilhas do inverno ou a noite do cassino, os organizadores de eventos estão à sua volta.

Você não precisa ficar sobrecarregado com uma variedade de opções. Eles podem ajudá-lo a decidir o caminho certo para você. Certifique-se de verificar os exemplos de decorações e eventos anteriores para ajudá-lo a se decidir.

6. Tudo estará são e salvo

Apesar de ser um evento 'perfeito', podem ocorrer casos imprevistos ou emergências. Nesse caso, é melhor ter organizadores especializados para ajudá-lo. Eles podem ter enfrentado as mesmas circunstâncias antes, então eles saberão como lidar com eles. Durante a preparação, assegure um plano de gestão de saúde e segurança apenas em caso de situações de urgência.

Agora que você está convencido, pode começar a relaxar. Não se esqueça de compartilhar conosco como você conduziu seu evento como um chefe, comentando abaixo!

Aliana Baraquio

Aliana Baraquio é redatora de conteúdo durante o dia e aspirante a chef antes da hora do jantar. Você também pode vê-la navegando na Internet para obter os últimos penteados e dicas de cuidados com os cabelos em seu tempo livre.

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