2 strategii dinamice pentru a vă dezvolta întâlnirile online

  • Întâlnirile online există de peste un deceniu.
  • Făcând un pas gigantic în popularitate, disponibilitate și utilizare în timpul pandemiei din 2020.
  • Pandemia Covid și blocarea consecventă au făcut întâlnirile virtuale fundamentale pentru viața de zi cu zi și pentru afaceri.

Câteva adevăruri universale se pot spune despre practic fiecare întâlnire a echipei virtuale, indiferent de subiect sau industrie. Cel mai frecvent fapt aplicabil întâlnirilor online este probabil considerat un fapt științific la scară globală. Faptul este că, în afară de procentul fracțional minut de excepții, marea majoritate covârșitoare a întâlnirilor de echipă virtuală sunt dureroase.

Toate scuzele adresate coordonatorilor, liderilor și facilitatorilor reuniunii pentru că au depus toate eforturile pentru a desfășura un eveniment online distractiv și atrăgător pentru angajați. Deși ați făcut tot posibilul și munca grea este apreciată. Totuși, întâlnirile virtuale sunt un coșmar pentru cei care frecventează cel mai adesea.

Zâmbește și ai simțul umorului.

Îmbunătățirea întâlnirilor virtuale

Deci, cum puteți dezvolta și direcționa o întâlnire virtuală în care toți membrii sunt atenți și receptivi? Ce strategii secrete duc la o întâlnire online de succes și dinamică și la primirea de informații cuprinzătoare și captivante din partea tuturor participanților dvs. Ei bine, este posibil ca acest articol să nu aibă toate răspunsurile la nevoile specifice ale echipei dvs.

Totuși, va oferi informații de calitate care vă vor permite să sporiți eficacitatea viitoarei dvs. întâlniri de afaceri virtuale. Iată două strategii dinamice pentru a vă susține sesiunile online.

Prima strategie este totul despre structură

Deși s-ar putea să nu pară un sfat foarte dinamic sau strategic, este un element critic pentru oricine intenționează să organizeze un eveniment online cu un grup de mai mult de două sau trei participări. Structura este vitală pentru întâlnire, deoarece menține pe toată lumea pe aceeași pagină atunci când este respectată în mod adecvat. Următoarele indicații vă vor ajuta să vă asigurați că este atât de către echipă, cât și de către liderul ședinței.

Factori cheie în menținerea structurii atunci când conduceți o întâlnire online a echipei

Fii extrem de selectiv cu privire la orice instrumente pe care alegi să le folosești în timpul întâlnirii. Scrieți o listă scurtă de cinci sau mai puține instrumente care ar aduce beneficii semnificative atât echipei, cât și subiectului. Faceți câteva cercetări pentru a elimina trei instrumente din listă. Enumerați modul în care fiecare dintre ei va îmbunătăți subiectul întâlnirii, definiți argumentele pro și contra și numiți membrii echipei care sunt cel mai probabil să beneficieze cel mai mult de fiecare instrument.

Când sunteți încrezător în cele două instrumente selectate, creați un mesaj pentru participanți și provocați-i să exploreze funcțiile instrumentelor selectate acolo unde este cazul.

Stabiliți o listă de reguli de bază ferme. Includeți lucruri precum:

  • Evitați dorința de a face mai multe sarcini în timpul ședinței, Țineți camera aprinsă pentru a stimula logodna și purtați ținute adecvate.
  • Luați în considerare modul în care le veți permite tuturor membrilor echipei o ocazie de a fi auziți fără ca toată lumea să vorbească între ei. Decideți un sistem bazat pe ture sau un sistem de cuvinte de declanșare pentru câteva exemple.
  • Proiectați un program care să se concentreze atât pe obiective, cât și să progresați continuu către soluții și concluzii. Apoi, trimiteți un atașament al planului către tot personalul care participă. Asigurați-vă că vă concentrați numai pe informațiile care au legătură directă cu subiectul întâlnirii.
  • Definiți o cronologie și respectați-o, fiți prompt să începeți și să terminați la ora definită. Asigurați-vă că revedeți o recapitulare a întâlnirii ca ultima parte a încheierii.
  • Fii expresiv cu privire la toate așteptările. Echipa dvs. nu vă poate citi mintea, asigurați-vă că oferiți o explicație așteptărilor.
  • Păstrați întotdeauna întâlnirea curgând înainte, redirecționați focalizarea după cum este necesar dacă membrii echipei încep să se îndepărteze de punctul focal al întâlnirii.

Pe măsură ce priviți lista de mai sus, toate elementele de pe ea pot părea elementare, chiar dacă sunteți familiarizați cu greutatea vitalității fiecăruia. Totuși, unele dintre aceste elemente au mai multe decât ar putea, la prima idee, să acordați creditul cuvenit.

De exemplu, care este planul dvs. pentru a gestiona conversațiile încrucișate sau întreruperile cu calm și profesionalitate, dar totuși ferm și autoritar? Notează soluțiile și implementează-le în e-mailurile pe care le trimiți echipei tale. Unul dintre cele mai eficiente instrumente pentru echipele mai mici, cu o claritate și definire, este implementarea Ateliere virtuale.

Puneți întrebări fiecărui membru al echipei și adresați-vă feedback de la toată lumea.

A doua strategie este simplă 

Iată câteva lucruri care ajută la prevenirea ca un facilitator de întâlnire să apară sau să pară prea profesionist și aproape robotizat sau ca un aparat.

  • Zâmbește și ai simțul umorului
  • Nu ignorați încălcarea regulilor și multitasking
  • Puneți întrebări fiecărui membru al echipei și adresați-vă feedback de la toată lumea.
  • Faceți contact vizual cu fiecare membru.
  • Permiteți un limbaj obișnuit, menținând în același timp un comportament profesional
  • Economisiți câteva minute pentru chit-chat înainte și după orele programate pentru început și sfârșit.

Sperăm că toate aceste sfaturi vă vor ajuta să vă animați întâlnirile virtuale. Acestea sunt mici schimbări, dar au devenit strategii esențiale pentru conferințe online dinamice. Continuă munca excelentă și încurajează-ți echipa să facă același lucru.

Stephanie Snyder

Stephanie Caroline Snyder a absolvit Universitatea din Florida în 2018; s-a specializat în comunicări cu un minor în mass-media. În prezent, este autor și scriitor independent pe internet și blogger.
https://stephaniesnyder.substack.com

Lasă un comentariu