Hur du är värd för säkra möten och evenemang under COVID-19

  • Fortsätt med försiktighet och en förskjuten strategi som överensstämmer med lokala och statliga lagar medan du fortfarande passar in i företagets kultur.
  • Tänk om matservice och distribution i öppna områden och möten för att minska och eliminera beröringspunkter.
  • Även utsikterna att hålla ett personligt möte under en pandemi är skrämmande, men det kommer att bli en nödvändighet förr eller senare.

Att vara värd för möten och evenemang i en COVID-19-påverkad värld har krävt betydande justeringar, särskilt från planerare och arenor. För att inkludera kriterierna för säkra möten och aktiviteter bör arenorna koncentrera sig på några huvudområden: hälso- och säkerhetspolicyer, tekniska lösningar och säker mat och dryck, för att nämna några.

Vissa människor som deltar i möten utanför anläggningen tycker om att utforska staden och dra nytta av alla tillgängliga fritidsanläggningar.

Den här artikeln går in på ämnet säkra möten och aktiviteter. Vi tittar på hur arenor helt kan utrusta sig med de verktyg och tjänster de behöver för att få möten och evenemang tillbaka på rätt spår, samt dela vägledning och tips från branschexperter som hjälper dig att komma tillbaka på rätt spår.

Snabba tips

  • Fortsätt med försiktighet och en förskjuten strategi som överensstämmer med lokala och statliga lagar medan du fortfarande passar in i företagets kultur.
  • I händelse av att någon på plats testar positivt för COVID-19, genomför tidig krisförberedelse för att undvika sista minuten nödåtgärder.
  • För att uppfylla kriterierna för social distansering, har du uppdaterat rumslayouter med stolar placerade på avstånd från varandra och registrerat alla besökare och var de satt.
  • Tänk om matservice och distribution i öppna områden och möten för att minska och eliminera beröringspunkter.
  • När deltagarna inte sitter på en tilldelad plats måste de bära en mask.

Var ska man ha säkra möten?

Datum, priser och utrymme är inte längre de enda övervägandena. Hälsa, prestanda och öppenhet är alla viktiga faktorer i framtidens mötes- och evenemangsbransch.

Även om personliga möten och aktiviteter har pausats, har kreativiteten ökat och utforskat långsiktiga lösningar på svåråtkomliga frågor som pandemier och upptäckt nya sätt att bli mer effektiva i större skala.

Man måste leta efter en plats som är säker och också följer regeringens normer på bästa sätt. Din första prioritet är att hålla de som deltar i evenemanget säkra, annars kan det bli en COVID-katastrof.

Även utsikterna att hålla ett personligt möte under en pandemi är skrämmande, men det kommer att bli en nödvändighet förr eller senare. Med uppkomsten av virtuella händelser är det viktigare än någonsin att se till att ditt evenemang sticker ut. I vilket fall som helst är det viktigt att ditt företag ger besökarna bästa möjliga upplevelse, oavsett om det är virtuellt eller personligt. Vi har samlat följande tips som hjälper dig att upprätthålla en hög standard för service och gästfrihet och samtidigt hålla social distansering och säkerhetsåtgärder i framkant.

Betala fokus på matservicen

Om ditt möte inkluderar mat och dryck kan du hitta ett annat serviceprotokoll. När du planerar ditt evenemang måste du ge instruktionerna till alla för:

  • Masker och handskar bärs av alla servrar.
  • Skötare kan servera maten om festen har valt buffé.
  • Pläterade måltider, till exempel catering och kockstationer planeras med begränsad ömsesidig interaktion i åtanke.
  • Använda vattenflaska med anpassade etiketter så att flaskorna inte blandas.
  • För att hålla silverbeståndet sanitärt rullas det och engångsservetter av hög kvalitet tillhandahålls istället för de som måste tvättas.

Mask är ett måste

En annan form av social distansering är att ha på sig en mask. Stater, län och kommuner kan behöva masker, och maskbeställningar kan upphävas eller återställas när COVID-19-fall stiger och faller. Gästerna bör anlända beredda att följa alla lokala bestämmelser. I vissa fall, oavsett lokala bestämmelser, kan den organisation som bokar evenemanget ha en företagspolicy som kräver masker.

De flesta evenemangslokaler har ytterligare skyddsmasker till hands om någon anländer oförberedd. I allmänhet bör dock värdlokaler inte uppmanas att tillhandahålla masker eller spåra deras gästers maskanvändning.

Gör det intressant

Vissa människor som deltar i möten utanför anläggningen tycker om att utforska staden och dra nytta av alla tillgängliga fritidsanläggningar. Ibland kommer företaget som är värd för mötet att organisera en rolig aktivitet. Teambuilding stöds ofta av fritidsaktiviteter. Mötesdeltagare kan välja att förlänga sin vistelse för att dra nytta av allt som en plats har att erbjuda.

Digitala möten är nödvändiga just nu, men det är säker bandbredd, tillförlitliga kanaler, bra belysning och akustik och nuvarande enheter.

Förstå övergången

Digitala möten är nödvändiga just nu, men det är också säker bandbredd, pålitliga kanaler, bra belysning och akustik och nuvarande enheter. Mer än någonsin måste evenemanget tillgodose din publiks tekniska behov. Tänk på följande när du gör det:

Genom att ta bort resebehovet och låta publiken delta i evenemang från sitt eget hem, kommer du potentiellt att öka antalet personer som deltar. Du måste dock vara djupt bekant med din virtuella händelsers förmåga och veta hur du lägger till mer bandbredd än vad som behövs för att hantera en sista minuten tillströmning av deltagare. Förväntar du dig en folkmassa på 100 personer? Gör tillräckligt med bandbredd för 200 personer.

Överväg att hålla evenemanget utanför webbplatsen, med panellister som strömmar direkt från en studio eller spelar in sessioner i förväg. På det sättet kan du samarbeta med evenemangshanterings- och utförandeexperter för att säkerställa att evenemanget går smidigt och med samma grad av professionalism som ett personligt evenemang.

Ha alltid en beredskapsplan om tekniken misslyckas - som den kommer - och sträva efter redundans i tekniken. Ha flera Wi-Fi-länkar, videouttag och många tekniska experter till hands för att testa och testa din audiovisuella utrustning, till exempel.

Slutsats

Det är både en konst och en vetenskap att organisera ett evenemang. Smakfullt inredda utrymmen och vackert anlagda grunder visar hantverket. En perfekt pläterad maträtt, en välblandad dryck och en dekadent efterrätt är alla exempel på konst. Ett väldesignat mötesrum med avancerad teknik och alla bekvämligheter visar vetenskap. Eftersom arenor hittar sätt att vara värd för hälsosamma möten och aktiviteter blir vetenskapen alltmer kritisk. Arrangörerna av evenemanget har erfarenhet av både gästfrihetskunsten och vetenskapen om att skydda dig. Du kan komma i kontakt med dem för att få de bästa tjänsterna för planeringen av ditt evenemang.

Det är viktigt att kommunicera! Behåll tydlighet när det gäller serviceförväntningar och skydd genom att kommunicera med deltagare, webbplatschefer och cateringpersonal.

Det är rättvist att säga att i denna nya tidsålder behövs mer aktsamhet för att du ska göra allt för att säkerställa säkerheten för din personal, leverantörer och deltagare i evenemanget. Händelser och sammankomster, å andra sidan, kommer inte att sakta ner eller stoppa; snarare kommer de att fortsätta att utvecklas, vare sig online eller personligen.

Smith Willas

Smith Willas är en frilansskribent, bloggare och journalist för digitala medier. Han har en ledande examen i Supply Chain & Operations Management and Marketing och har en bred bakgrund inom digitala medier.

Lämna ett svar