Steg-för-steg-guide för planering av det perfekta evenemanget

  • Oavsett vilken typ av evenemang du planerar att ha måste du skapa mål om vilket resultat av evenemanget du hoppas ha.
  • Ordna möten med ägarna till evenemangsutrymmet så att du kan turnera på platsen och ställa frågor för att avgöra om det uppfyller dina behov.
  • När du har säkrat platsen och har bestämt vilka tjänster som ingår, måste du börja hitta leverantörer.

Händelser har förändrats på många sätt sedan pandemin började, med många händelser som måste vara mycket mindre eller med några som till och med måste vara virtuella. Stater och länder runt om i världen tillåter större folkmassor vid evenemang, men det finns fortfarande troligen gäster som känner sig mer bekväma hemma och orsakar behov av hybridevenemang. Det är viktigt att alltid ta hänsyn till dina gäster när du planerar ett evenemang och du kommer att få framgång. Fortsätt läsa informationen som finns nedan i steg-för-steg-guiden så att du kan planera det perfekta evenemanget för dina gäster.

Överväg att arbeta med en evenemangsplanerare som kan hjälpa dig att navigera i dina mål för temat och dina mål för att lyckas med evenemanget.

1. Ställ in mål

Oavsett vilken typ av evenemang du planerar att ha måste du skapa mål om vilket resultat av evenemanget du hoppas ha. Tänk på vilka typer av gäster som kommer att delta, den budget du har och anledningen till ditt evenemang så att du kan sätta målet för det. Överväg att arbeta med en evenemangsplanerare som kan hjälpa dig att navigera i dina mål för temat och dina mål för att lyckas med evenemanget. Han eller hon kan till och med hjälpa dig att utveckla en tidslinje så att du inte blir överväldigad och inte försöker skjuta upp.

2. Slutför budgeten

Även om budgeten är en del av målplaneringsfasen för ditt evenemang, måste du fortfarande slutföra den. Du måste dela upp kostnaderna för varje typ av leverantör som du hoppas ha och för antalet gäster du vill ha. De dyraste kostnaderna kommer förmodligen att vara din plats och dina cateringtjänster, men du kan också betala mycket om du till exempel anställer någon för musik. Gör ett kalkylblad så att du kan ange dina utgifter för evenemanget under varje kategori för att se till att du håller dig inom budgeten.

3. Hitta en plats

När du har bestämt hur mycket du vill spendera på din plats kan du börja din jakt. Ordna möten med ägarna till evenemangsutrymmet så att du kan turnera på platsen och ställa frågor för att avgöra om det uppfyller dina behov. Du kan också avgöra om priset på arenan inkluderar priset på någon av de andra tjänsterna, såsom catering som du behöver för ditt evenemang. Om du fortfarande har virtuella gäster, hitta en hybridevenemangsplattform som rymmer alla framgångsrikt.

Det sista steget för att planera det perfekta evenemanget är att börja bjuda in dina gäster.

4. Hitta leverantörer

När du har säkrat platsen och har bestämt vilka tjänster som ingår, måste du börja hitta leverantörer. Be om rekommendationer från dina nära och kära och börja ringa telefonsamtal där du kan be om offert för dagen som du tänker ha ditt evenemang på. Titta igenom alla kontrakt i detalj och ställ leverantörerna eventuella frågor du har, inklusive fråga om referensinformation. Var noga med att få ett urval av sitt arbete också, oavsett om det är att höra deras musik om de är en DJ eller prova kakor om de är en kakmakare.

5. Bjud in dina gäster

Det sista steget till planerar det perfekta evenemanget är att börja bjuda in dina gäster. Se till att du skickar dina inbjudningar minst två eller tre månader i förväg så att dina gäster har gott om tid att ordna för att delta. Se till att inbjudningarna passar inom temat för ditt evenemang genom att använda samma färgschema eller samma tema i grafiken. Se till att även dina virtuella gäster känner sig välkomna till ditt evenemang genom att inkludera information om hur de kan delta online.

Avslutande tankar

Om du planerar ett evenemang vill du att det ska gå så smidigt som möjligt. Detta kan inträffa när du följer guiden ovan för att säkerställa att du aldrig går över budgeten och att du anställer ansedda personer och platser för ditt evenemang. Var noga med att bjuda in antalet gäster som du vill också, även om några av dessa gäster måste vara virtuella. Oavsett vem som deltar men se till att han eller hon alltid känner sig uppskattad, alltid känner sig inbjuden och kan vara på en plats eller på en plattform som fungerar effektivt.

Lizzie Howard

Lizzie Howard är en infödd i Colorado som efter examen från University of Colorado tillbringar sin tid som frilansskribent. 

Lämna ett svar