Hakbang-hakbang na Gabay sa Pagpaplano ng Perpektong Kaganapan

  • Hindi mahalaga ang uri ng kaganapan na pinaplano mong magkaroon, kailangan mong lumikha ng mga layunin tungkol sa kung ano ang kinalabasan ng kaganapan na nais mong magkaroon.
  • Ayusin ang mga pagpupulong sa mga may-ari ng puwang ng kaganapan upang maaari mong libutin ang venue at magtanong upang matukoy kung natutugunan nito ang iyong mga pangangailangan.
  • Matapos mong ma-secure ang venue at matukoy kung anong mga serbisyo ang kasama, kailangan mong simulang maghanap ng mga vendor.

Ang mga kaganapan ay nagbago sa maraming mga paraan mula nang magsimula ang pandemya, na may maraming mga kaganapan na kailangang maging mas maliit o may ilang kahit na maging virtual. Ang mga estado at bansa sa buong mundo ay pinapayagan ang mas maraming mga tao sa mga kaganapan, ngunit may mga bisita pa rin marahil na mas komportable sila sa bahay, na nagdudulot ng pangangailangan para sa mga hybrid na kaganapan. Ito ay mahalaga na palaging isaalang-alang ang iyong mga panauhin kapag nagpaplano ka ng isang kaganapan, at mahahanap mo ang tagumpay. Magpatuloy na basahin ang impormasyon na matatagpuan sa ibaba sa sunud-sunod na gabay upang maaari mong planuhin ang perpektong kaganapan para sa iyong mga panauhin.

Isaalang-alang ang pagtatrabaho sa isang tagaplano ng kaganapan na makakatulong sa iyong mag-navigate sa iyong mga layunin para sa tema at iyong mga layunin para sa tagumpay ng kaganapan.

1. Itakda ang Mga Layunin

Hindi mahalaga ang uri ng kaganapan na pinaplano mong magkaroon, kailangan mong lumikha ng mga layunin tungkol sa kung ano ang kinalabasan ng kaganapan na nais mong magkaroon. Isipin ang mga uri ng mga panauhin na dadalo, ang badyet na mayroon ka, at ang dahilan sa likod ng iyong kaganapan upang maitakda mo ang layunin para rito. Isaalang-alang ang pagtatrabaho sa isang tagaplano ng kaganapan na makakatulong sa iyong mag-navigate sa iyong mga layunin para sa tema at iyong mga layunin para sa tagumpay ng kaganapan. Maaari ka rin niyang tulungan na bumuo ng isang timeline upang hindi ka magapi at huwag subukang mag-antala.

2. Tapusin ang Badyet

Kahit na ang badyet ay bahagi ng yugto ng pagpaplano ng layunin ng iyong kaganapan, kailangan mo pa ring i-finalize ito. Kailangan mong sirain ang mga gastos para sa bawat uri ng vendor na inaasahan mong magkaroon at para sa bilang ng mga panauhin na nais mong magkaroon. Ang pinakamahal na gastos ay maaaring ang lokasyon ng iyong venue at ang iyong mga serbisyo sa pagluluto, kahit na maaari ka ring magbayad ng malaki kung kumuha ka ng isang tao para sa musika, halimbawa. Gumawa ng isang spreadsheet upang mailagay mo ang iyong mga gastos para sa kaganapan sa ilalim ng bawat kategorya upang matiyak na mananatili ka sa loob ng badyet.

3. Humanap ng isang Venue

Matapos mong matukoy kung magkano ang nais mong gastusin sa iyong venue, maaari mong simulan ang iyong pangangaso. Ayusin ang mga pagpupulong sa mga may-ari ng puwang ng kaganapan upang maaari mong libutin ang venue at magtanong upang matukoy kung natutugunan nito ang iyong mga pangangailangan. Maaari mo ring matukoy kung ang presyo ng venue ay may kasamang presyo ng alinman sa iba pang mga serbisyo tulad ng pagtutustos na kakailanganin mo para sa iyong kaganapan. Kung magkakaroon ka pa rin ng mga virtual na panauhin, maghanap ng a platform ng hybrid na kaganapan na kayang tumanggap ng matagumpay sa lahat.

Ang huling hakbang sa pagpaplano ng perpektong kaganapan ay upang simulang mag-anyaya sa iyong mga panauhin.

4. Maghanap ng mga Nagbebenta

Matapos mong ma-secure ang venue at matukoy kung anong mga serbisyo ang kasama, kailangan mong simulang maghanap ng mga vendor. Humingi ng mga rekomendasyon mula sa iyong mga mahal sa buhay, at simulang tumawag sa telepono kung saan maaari kang humiling ng mga quote para sa araw na balak mong gawin ang iyong kaganapan. Tingnan ang lahat ng mga kontrata nang detalyado at tanungin ang mga vendor ang anumang mga katanungan na mayroon ka, kabilang ang pagtatanong para sa sanggunian na impormasyon. Siguraduhing makatanggap din ng isang sample ng kanilang trabaho, maging sa pamamagitan ng pakikinig ng kanilang musika kung sila ay isang DJ o pagtikim ng mga cake kung sila ay gumagawa ng cake.

5. Anyayahan ang Iyong Mga Bisita

Ang huling hakbang upang nagpaplano ng perpektong kaganapan ay upang simulang mag-anyaya sa iyong mga panauhin. Tiyaking magpapadala ka ng iyong mga paanyaya kahit dalawa o tatlong buwan na mas maaga upang ang iyong mga panauhin ay magkaroon ng sapat na oras upang magsagawa ng kaayusan upang dumalo. Siguraduhin na magkasya ang mga paanyaya sa loob ng tema ng iyong kaganapan sa pamamagitan ng paggamit ng parehong scheme ng kulay o parehong tema sa mga graphic. Siguraduhin na kahit ang iyong mga virtual na bisita ay pakiramdam maligayang pagdating sa iyong kaganapan pati na rin sa pamamagitan ng pagsasama ng impormasyon tungkol sa kung paano sila maaaring dumalo online.

Final saloobin

Kung nagpaplano ka ng isang kaganapan, nais mong ito ay maging maayos hangga't maaari. Maaari itong maganap kapag sinusunod mo ang patnubay sa itaas upang matiyak na hindi ka lalampas sa badyet at kumuha ka ng mga kagalang-galang na tao at lugar para sa iyong kaganapan. Siguraduhing mag-imbita ng bilang ng mga panauhin na nais mo rin, kahit na ang ilan sa mga panauhing iyon ay dapat na maging virtual. Hindi mahalaga kung sino ang dumadalo, siguraduhing palagi niyang nararamdaman na pinahahalagahan, laging nararamdaman na inanyayahan, at maaaring nasa isang lugar o sa isang platform na gumagana nang mahusay.

Lizzie Howard

Si Lizzie Howard ay isang katutubong taga-Colorado na matapos magtapos sa Unibersidad ng Colorado ay ginugol ang kanyang oras bilang isang freelance na manunulat. 

Mag-iwan ng Sagot