İlk Etkinliğinizi mi Düzenliyorsunuz? İşte Etkinlik Koordinatörlerinin İşe Alınmasının Gizli Madde Olmasının 6 Nedeni

  • Bir etkinlik düzenlemek stresli bir iştir ve etkinlik gününde taze görünmelisiniz.
  • Belirli bir bütçe dahilinde çalışıyorsanız, bir etkinlik koordinatörü işe almak, atılacak en uygun maliyetli adımlardan biridir.
  • Farkına bile varmayacağınız yüzlerce ayrıntıyı planlamak için eğitildiler.

Bir etkinliğin baş organizatörü olarak ilk kez atandıysanız, muhtemelen şu andasınız. Etkinliği başarılı kılacak mekan, tasarım, bütçe ve her küçük ayrıntıyı düşünmeniz gerekecek. Sadece düşünmek seni şimdiden yoruyor mu?

İster bir seminer, konferans, yönetici inzivaları, ekip oluşturma vb. organize ediyor olun, endişelenmenize gerek yok. İşte sizi işe almaya ikna edecek 6 neden etkinlik koordinatörleri!

Çeşitli seçeneklerle boğulmanıza gerek yok.

1. İçiniz rahat olacak 

Bir etkinlik düzenlemek stresli bir iştir ve etkinlik gününde taze görünmelisiniz. Bir etkinlik koordinatörü tuttuğunuzda, her küçük ayrıntının halledildiğini bilerek rahatlayabilirsiniz. Organizatörler, sürecin ve etkinliğin tadını çıkarmak için zaman ve enerjiye sahip olmanızı sağlayacak günlük başarılar hakkında sizi bilgilendirecektir.

Etkinlik koordinatörlerini işe alırken, iş arkadaşlarınıza, planladığınız gibi etkinlikler düzenleyebilecek bir ajans veya kişi tanıyıp tanımadıklarını sorabilirsiniz. İş arkadaşlarınız da size seçenekler sunabilmeleri için daha önce aynı olayı ele almakla görevlendirilmiş olabilir.

2. Daha fazla para biriktirmenize yardımcı olur 

Bir etkinlik koordinatörü tutmanın size bir servete mal olacağını düşünüyorsanız, tekrar düşünün!

Belirli bir bütçe dahilinde çalışıyorsanız, bir etkinlik koordinatörü işe almak, atılacak en uygun maliyetli adımlardan biridir. Etkinliğiniz için ihtiyaç duyacağınız bir işletme ağına sahipler. Daha önce de aynı kişileri işe aldıkları için indirim almak ve pazarlık yapmak daha kolay. Ayrıca, bütçeye bağlı kalabilmeniz için seçebileceğiniz önceden belirlenmiş paketleri de vardır. Endişelenmene gerek yok çünkü seni anlıyorlar.

3. Acele etmenize gerek kalmayacak

Halihazırda tam zamanlı bir iş ve kişisel sorumluluklar arasında hokkabazlık yaparken etkinlik planlamasını sıkıştırmayı düşündünüz mü? Bir etkinliği ilk kez ele aldığınız için, parti satıcılarıyla iletişim kurmak ve onlarla tanışmak için çok fazla zaman harcarsınız. Neyse ki, bir etkinlik organizatörü tutarsanız, kimi arayacağınız ve nereden başlayacağınız konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Organizatörlerin sadece birlikte çalıştıkları kişiler ve işletmelerle iletişim kurmaları gerekecek. Ayrıca, genel planlama ve organize etme süresi kolayca gerçekleştirilebilir.

4. Her şeyi yapmalarını izleyeceksiniz

Tek yapmanız gereken onlara ayrıntıları vermek ve etkinliğinizin tarihini belirlemek ve artık hazırsınız. Etkinlik organizatörlerinin kontrol edebileceğiniz kendi zaman çizelgeleri olacaktır. Her şey onaylandıktan sonra, programa göre üzerinde çalışmaya başlayacaklar.

'Mükemmel' bir olay olmasına rağmen, öngörülemeyen durumlar veya meydana gelebilecek acil durumlar olabilir.

Kendi başınıza organize olmaya devam ederseniz, sadece planlama kısmı bile çok fazla zaman ve çabanızı alacaktır. Olaya bu kadar odaklanmışsanız, başka şeyler yapamayabilirsiniz. Sonuç olarak, ilk seferiniz olduğunu ve bu konularda yeterli bilgiye sahip olmadığınızı unutmayın.

Öte yandan, etkinlik organizatörleri bunları çok uzun zamandır yapıyor. Farkına bile varmayacağınız yüzlerce ayrıntıyı planlamak için eğitildiler. Bu sayede hem siz hem de misafirleriniz etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında kendilerini rahat hissedeceksiniz.

5. Tema için birçok seçeneğiniz olabilir

Görev arkadaşlarınızın ele aldığınız ilk olayı unutmasını istemezsiniz. Doğru temayı seçerken herkesin görmekten heyecan duyacağı bir şey seçin. Hollywood, harikalar diyarı veya kumarhane gecesi gibi temaları seviyorsanız, etkinlik organizatörleri arkanızda.

Çeşitli seçeneklerle boğulmanıza gerek yok. Sizin için doğru olana karar vermenize yardımcı olabilirler. Karar vermenize yardımcı olması için örnek dekorları ve önceki etkinlikleri kontrol ettiğinizden emin olun.

6. Her şey güvenli ve sağlam olacak

'Mükemmel' bir olay olmasına rağmen, öngörülemeyen durumlar veya meydana gelebilecek acil durumlar olabilir. Bu durumda, size yardımcı olacak uzman organizatörlere sahip olmak daha iyidir. Aynı koşullarla daha önce karşılaşmış olabilirler, böylece onlarla nasıl başa çıkacaklarını bileceklerdir. Hazırlık sırasında, acil durumlar için bir sağlık ve güvenlik yönetim planı oluşturun.

Artık ikna oldunuz, artık rahatlamaya başlayabilirsiniz. Aşağıya yorum yaparak etkinliğinizi bir patron gibi nasıl ele aldığınızı bizimle paylaşmayı unutmayın!

Aliana Baraquio

Aliana Baraquio, gün boyunca içerik yazarı ve akşam yemeğinden önce hevesli bir şef. Ayrıca boş zamanlarında en yeni saç stilleri ve saç bakımı ipuçları için internette gezinirken onu yakalayabilirsiniz.

Yorum bırak