COVID-19 Sırasında Güvenli Toplantılar ve Etkinlikler Nasıl Düzenlenir

  • Dikkatli bir şekilde ilerleyin ve şirketin kültürüne uymaya devam ederken yerel ve eyalet yasalarına da uyan kademeli bir strateji ile ilerleyin.
  • Temas noktalarını azaltmak ve ortadan kaldırmak için açık alanlarda ve toplantılarda yemek servisi ve dağıtımını yeniden düşünün.
  • Bir pandemi sırasında yüz yüze bir toplantı yapma ihtimali bile göz korkutucudur, ancak bu er ya da geç bir zorunluluk haline gelecektir.

COVID-19'dan etkilenen bir dünyada toplantı ve etkinliklere ev sahipliği yapmak, özellikle planlamacılar ve mekanlarda önemli ayarlamalar gerektirdi. Güvenli toplantılar ve aktiviteler için kriterleri dahil etmek için mekanlar birkaç ana alana odaklanmalıdır: sağlık ve güvenlik politikaları, teknoloji çözümleri ve güvenli yiyecek ve içecek bunlardan birkaçı.

Tesis dışı toplantılara katılan bazı kişiler şehri keşfetmekten ve mevcut eğlence olanaklarından yararlanmaktan hoşlanır.

Bu makale, güvenli toplantılar ve etkinlikler konusuna değinmektedir. Toplantıları ve etkinlikleri tekrar rayına oturtmak için ihtiyaç duydukları araç ve hizmetlerle mekanların kendilerini nasıl tamamen donatabileceklerine bakacağız ve yolunuza devam etmenize yardımcı olacak endüstri uzmanlarından rehberlik ve ipuçları paylaşacağız.

Hızlı ipuçları

  • Dikkatli bir şekilde ilerleyin ve şirketin kültürüne uymaya devam ederken yerel ve eyalet yasalarına da uyan kademeli bir strateji ile ilerleyin.
  • Herhangi birinin yerinde COVID-19 testi pozitif çıkması durumunda, son dakikada acil durum müdahalesini önlemek için erken kriz hazırlığı uygulayın.
  • Sosyal mesafe ölçütlerine uymak için, oda düzenlerini aralıklı olarak sandalyelerle güncelleyin ve tüm ziyaretçilerin ve nerede oturduklarının bir kaydını tutun.
  • Temas noktalarını azaltmak ve ortadan kaldırmak için açık alanlarda ve toplantılarda yemek servisi ve dağıtımını yeniden düşünün.
  • Katılımcılar belirlenmiş bir koltukta oturmadıklarında, bir maske takmaları gerekir.

Güvenli toplantılar nerede yapılır?

Tarihler, fiyatlar ve alan artık tek önemli nokta değil. Sağlık, performans ve açıklık, geleceğin toplantı ve etkinlik endüstrisinde önemli faktörlerdir.

Yüz yüze yapılan toplantılar ve etkinlikler duraklatılmış olsa da, yaratıcılık gelişiyor, salgınlar gibi zorlu sorunlara uzun vadeli çözümler keşfediyor ve daha büyük ölçekte daha etkili olmanın yeni yollarını ortaya çıkarıyor.

Güvenli ve aynı zamanda hükümetin normlarına en iyi şekilde uyan bir mekan aramak gerekir. İlk önceliğiniz, etkinliğe katılanları güvende tutmaktır, aksi takdirde COVID felaketine dönüşebilir.

Bir pandemi sırasında yüz yüze görüşme olasılığı bile göz korkutucudur, ancak bu er ya da geç bir zorunluluk haline gelecektir. Sanal etkinliklerin yükselişiyle birlikte, etkinliğinizin öne çıkmasını sağlamak her zamankinden daha önemlidir. Her durumda, şirketinizin ister sanal ister şahsen olsun, ziyaretçilere mümkün olan en iyi deneyimi sunması önemlidir. Sosyal mesafeyi ve güvenlik önlemlerini ön planda tutarken yüksek bir hizmet ve misafirperverlik standardını korumanıza yardımcı olmak için aşağıdaki ipuçlarını bir araya getirdik.

Yemek servisine odaklanın

Toplantınız yiyecek ve içecek hizmetini içeriyorsa, farklı bir hizmet protokolü bulabilirsiniz. Etkinliğinizi planlarken aşağıdakiler için herkese talimat vermeniz gerekir:

  • Maskeler ve eldivenler tüm sunucular tarafından giyilir.
  • Parti açık büfe servisini seçtiyse, görevliler yemeği servis edebilir.
  • Örneğin, tabak yemekleri, yemek servisi ve şef istasyonları, sınırlı karşılıklı etkileşim göz önünde bulundurularak planlanmıştır.
  • kullanım özelleştirilmiş etiketli su şişesi böylece şişeler karışmaz.
  • Gümüş eşyanın sağlıklı kalması için rulo yapılır ve yıkanması gerekenler yerine yüksek kaliteli tek kullanımlık peçeteler sağlanır.

Maske bir zorunluluktur

Sosyal mesafenin bir başka biçimi de maske takmaktır. Eyaletler, ilçeler ve belediyeler maskelere ihtiyaç duyabilir ve COVID-19 vakaları yükselip alçaldıkça maske siparişleri kaldırılabilir veya geri yüklenebilir. Konukların tüm yerel düzenlemelere uyacak şekilde gelmeleri gerekmektedir. Bazı durumlarda, yerel düzenlemelere bakılmaksızın, etkinliği rezerve eden kuruluşun, maske gerektiren bir şirket politikası olabilir.

Herhangi birinin hazırlıksız gelmesi durumunda çoğu etkinlik mekanında ek koruyucu maskeler olacaktır. Ancak genel olarak, mekan sahiplerinden maske vermeleri veya misafirlerinin maske kullanımını takip etmeleri istenmemelidir.

İlginç yap

Tesis dışı toplantılara katılan bazı kişiler şehri keşfetmekten ve mevcut eğlence olanaklarından yararlanmaktan hoşlanır. Zaman zaman, toplantıya ev sahipliği yapan şirket eğlenceli bir etkinlik düzenleyecektir. Takım oluşturmaya genellikle eğlence aktiviteleri yardımcı olur. Toplantı katılımcıları, bir konumun sunduğu tüm olanaklardan yararlanmak için kalışlarını uzatmayı seçebilirler.

Şu anda dijital toplantılar gereklidir, ancak güvenli bant genişliği, güvenilir kanallar, iyi aydınlatma ve akustik ve mevcut cihazlar da gereklidir.

Geçişi anlayın

Şu anda dijital toplantılar gerekli, ancak güvenli bant genişliği, güvenilir kanallar, iyi aydınlatma ve akustik ve mevcut cihazlar da gerekli. Etkinlik, izleyicilerinizin teknik ihtiyaçlarını her zamankinden daha fazla karşılamalıdır. Bunu yaparken aşağıdakileri aklınızda bulundurun:

Seyahat ihtiyacını ortadan kaldırarak ve izleyicilerinizin etkinliklere kendi evlerinin rahatlığında katılmalarına izin vererek, katılan insan sayısını potansiyel olarak artıracaksınız. Bununla birlikte, sanal etkinliğinizin kapasitesini derinlemesine bilmeniz ve son dakikada bir katılımcı akışını idare etmek için gerekenden daha fazla bant genişliğini nasıl ekleyeceğinizi bilmeniz gerekir. 100 kişilik bir kalabalık mı bekliyorsunuz? 200 kişi için yeterli bant genişliği oluşturun.

Panelistlerin önceden bir stüdyodan canlı yayın yapmasını veya oturumları kaydetmesini sağlayarak etkinliği tesis dışında tutmayı düşünün. Bu şekilde, etkinliğin sorunsuz ve yüz yüze bir etkinlikle aynı derecede profesyonellikle yürütülmesini sağlamak için etkinlik yönetimi ve yürütme uzmanlarıyla işbirliği yapabilirsiniz.

Teknolojinin başarısız olması durumunda her zaman bir acil durum planı hazırlayın - olacağı gibi - ve teknolojide yedeklilik için çaba gösterin. Örneğin, görsel-işitsel ekipmanınızı test etmek ve yeniden test etmek için birkaç Wi-Fi bağlantısı, video çıkışı ve birçok teknoloji uzmanını hazır bulundurun.

Sonuç

Bir etkinlik düzenlemek hem sanat hem de bilimdir. Zevkli bir şekilde döşenmiş alanlar ve güzel bir şekilde düzenlenmiş alanlar, zanaatı gözler önüne seriyor. Mükemmel şekilde kaplanmış bir tabak, iyi karıştırılmış bir içecek ve çökmekte olan bir tatlı, hepsi sanat örnekleridir. En son teknolojiye ve tüm kolaylıklara sahip iyi tasarlanmış bir toplantı odası bilimi gösterir. Mekanlar sağlıklı toplantılara ve etkinliklere ev sahipliği yapmanın yollarını buldukça, bilim daha da kritik hale geliyor. Etkinlik organizatörleri hem misafirperverlik sanatında hem de sizi güvende tutma biliminde deneyimlidir. Etkinliğinizin planlanması için en iyi hizmeti almak için onlarla iletişime geçebilirsiniz.

İletişim kurmak çok önemli! Katılımcılar, şantiye yöneticileri ve yemek servisi personeli ile iletişim kurarak hizmet beklentileri ve korumaya ilişkin netliği sağlayın.

Bu yeni çağda, personelinizin, satıcılarınızın ve etkinlik katılımcılarının güvenliğini sağlamak için mümkün olan her şeyi yaptığınızdan emin olmak için daha fazla özen gösterilmesi gerektiğini söylemek doğru olur. Öte yandan etkinlikler ve toplantılar yavaşlamayacak veya durmayacaktır; daha ziyade, ister çevrimiçi ister şahsen gelişmeye devam edecekler.

Smith Willas

Smith Willas serbest yazar, blog yazarı ve dijital medya gazetecisidir. Tedarik Zinciri ve Operasyon Yönetimi ve Pazarlama alanında yönetim derecesine sahiptir ve dijital medyada geniş bir geçmişe sahiptir.

Yorum bırak