如何在COVID-19期間主持安全的會議和活動

  • 謹慎行事,並採取符合當地和州法律的交錯策略,同時仍要符合公司的文化。
  • 重新考慮在開放區域和會議中的食品服務和分配,以減少和消除接觸點。
  • 甚至在大流行期間舉行面對面會議的前景都令人望而生畏,但這遲早會成為必要。

在受COVID-19影響的世界中舉辦會議和活動需要進行重大調整,尤其是在計劃人員和場所方面。 為了包括安全會議和活動的標準,場所應集中在幾個主要領域:健康與安全政策,技術解決方案以及安全食品和飲料,僅舉幾例。

一些參加場外會議的人喜歡探索城市並利用所有可用的休閒設施。

本文探討了安全會議和活動的主題。 我們將研究場館如何完全配備所需的工具和服務,以使會議和活動重回正軌,並分享行業專家的指導和技巧以幫助您重回正軌。

快速提示

  • 謹慎行事,並採取符合當地和州法律的交錯策略,同時仍要符合公司的文化。
  • 如果任何現場對COVID-19的測試呈陽性,請儘早做好危機準備,以免在緊急情況下做出最後反應。
  • 為了符合社會隔離標準,請更新房間佈局,使椅子間隔開,並保持所有訪客及其就座的記錄。
  • 重新考慮在開放區域和會議中的食品服務和分配,以減少和消除接觸點。
  • 當參與者沒有坐在指定的座位上時,他們必須戴上口罩。

在哪裡舉行安全會議?

日期,價格和空間不再是唯一的考慮因素。 健康,性能和開放性都是未來會議和活動行業的重要因素。

儘管面對面的會議和活動已經暫停,但是創造力一直在提高,探索了解決流行病等棘手問題的長期解決方案,並探索了在更大範圍內更有效的新方法。

人們需要尋找一個安全的場所,並且最好地遵循政府的規範。 您的首要任務是確保參加活動的人員的安全,否則可能會導致COVID災難。

甚至在大流行期間舉行面對面會議的前景都令人望而生畏,但這遲早會成為必要。 隨著虛擬事件的興起,確保您的事件脫穎而出比以往任何時候都更為重要。 無論如何,無論是虛擬的還是親自的,貴公司都必須為訪客提供最佳的體驗,這一點很重要。 我們收集了以下技巧,以幫助您保持高水準的服務和款待,同時將社會隔離和安全措施放在首位。

專注於餐飲服務

如果您的會議包括餐飲服務,則可以找到其他服務協議。 在計劃活動時,您需要為所有人提供以下指示:

  • 所有服務器都戴口罩和手套。
  • 如果聚會選擇了自助餐服務,則服務員可以為您提供食物。
  • 例如,計劃餐點,送餐服務和廚師站時要考慮到相互之間的相互影響。
  • 使用方法 帶有定制標籤的水壺 這樣瓶子就不會混淆了。
  • 為了保持銀器衛生,將其滾動,並提供高質量的一次性餐巾紙,而不是必須清洗的餐巾紙。

面膜是必須的

社會疏遠的另一種形式是戴口罩。 州,縣和市政府可能需要口罩,並且隨著COVID-19病例的上升和下降,口罩的訂單可能會被取消或恢復。 客人應準備好遵守所有當地法規。 在某些情況下,無論當地法規如何,預訂活動的組織都可能會採用需要屏蔽的公司政策。

大多數活動場所都會在任何人未做好準備的情況下準備好附加的防護口罩。 但是,一般而言,不應要求場地主持人提供口罩或追踪客人的口罩使用情況。

讓它變得有趣

一些參加場外會議的人喜歡探索城市並利用所有可用的休閒設施。 有時,主持會議的公司將組織一次有趣的活動。 團隊建設通常由娛樂活動來輔助。 會議參加者可以選擇延長逗留時間,以充分利用某個地點必須提供的一切。

目前,數字會議是必要的,但是安全的帶寬,可靠的通道,良好的照明和聲學以及當前的設備也是如此。

了解過渡

目前,數字會議是必要的,但是安全的帶寬,可靠的通道,良好的照明和聲學以及當前的設備也是如此。 該活動必須比以往任何時候都更能滿足您觀眾的技術需求。 這樣做時請牢記以下幾點:

通過消除旅行的需要並允許觀眾在自己舒適的家中參加活動,您將有可能增加參加人數。 但是,您必須非常了解虛擬事件的功能,並且知道如何增加帶寬以處理與會者的最後一刻湧入。 您是否希望有100個人? 為200人提供足夠的帶寬。

考慮將活動現場舉行,與會嘉賓可以從演播室直播現場直播或預先錄製會話。 這樣,您可以與事件管理和執行專家合作,以確保事件順利進行,並具有與面對面事件相同的專業水平。

始終制定應急計劃,以防技術失敗(可能會發生),並努力實現技術的冗餘。 例如,擁有多個Wi-Fi鏈接,視頻插座和許多技術專家來測試和重新測試您的視聽設備。

結論

舉辦活動既是藝術,也是科學。 佈置高雅的空間和優美的園林環境彰顯了工藝。 精美的盤子,混合的飲料和a廢的甜點都是藝術品。 精心設計的會議室採用先進技術,所有便利設施都彰顯了科學性。 隨著場所找到舉辦健康會議和活動的方法,科學變得越來越重要。 活動組織者在接待藝術和確保您安全方面均具有豐富的經驗。 您可以與他們取得聯繫,以為活動的策劃獲得最佳服務。

溝通至關重要! 通過與參與者,站點經理和餐飲人員進行溝通,保持有關服務期望和保護的清晰性。

可以說,在這個新時代,需要更多的盡職調查以確保您正在盡一切可能確保員工,供應商和活動參與者的安全。 另一方面,活動和聚會不會減慢或停止; 相反,無論是在線還是面對面,它們都將繼續發展。

史密斯威拉斯

Smith Willas是一位自由作家,博客作者和數字媒體記者。 他擁有供應鍊和運營管理與市場營銷的管理學位,並擁有廣泛的數字媒體背景。

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